プロジェクト管理を困難にする「認識のギャップ」を埋める方法

いつの時代も、プロジェクトを推進するマネージャーにとって、タスクの進捗管理は大変な業務です。多くの社内外の関係者を取りまとめ、限られた時間の中で期待されたアウトプットを出すことは容易ではありません。最初に設計したスケジュールが後ろに倒れることを想定しながら、臨機応変に進捗管理を行なう必要があります。

こうしたタスクの進捗管理が困難になる要因のひとつに「認識のギャップ」があります。

認識のギャップは「メッセージが意図した通りに伝わっていない」、「要望と提出物が噛み合っていない」といった状況のことで、マネージャーとメンバーの間、部署と部署の間、社内と社外の間で生じるコミュニケーションの齟齬によって発生します。

従来から、このコミュニケーションの齟齬の修正には、目に見えない莫大なコストが掛かっていました。そして、コロナ禍でオンラインでの働き方が中心になると、相手の微妙な表情の変化でタスクの遅れを察することや、隙間時間での細かい報連相ができず、認識のギャップを埋めるコミュニケーションができないままプロジェクトが進んでしまうようなケースも珍しくありません。

プロジェクト推進をスムーズに行うためには、認識のギャップを埋める必要があります。認識のギャップはそれぞれが持っている思い込みや、立場の違いによって生じます。それを埋めるのに有効なのは、タスク管理を見える化するだけでなく、タスクを通した最終的なゴールを全員で共有することです。

今回の記事では、そのような「認識のギャップ」がどのようにして生まれるのか、その対処法を解説し、タスク管理の見える化、とりわけオンラインでの働き方に最適化されたツールを紹介します。

■プロジェクト管理を困難にする「認識のギャップ」は、リモートワーク下で解消がさらに困難になる

プロジェクト管理の業務は、精神的な負荷の高い仕事と言われています。限られたリソースの中で品質・コスト・納期に責任を持つだけでなく、トラブルへの対処やメンバーへのケアも行わなくてはなりません。とりわけ、マネージャーのストレスの要因となるのが、「言った or 言われていない」「伝えた or 伝わっていない」といったコミュニケーションの齟齬です。

昨今、コロナ禍においてオンラインミーティングやチャットツールによるコミュニケーションが増えたことで、お互いに、細かい表情の変化や全身の雰囲気が見えづらくなりました。すると、「伝えているつもり」「分かっているつもり」が多発し、認識のギャップが生まれます。

認識のギャップに気付かないままプロジェクトが進んでしまうと、気がついた時には、取り返しがつかないほど進捗が遅れ、最悪の場合、顧客の信頼を失ってしまう事態を招きます。仮に、手遅れにならなくとも、スケジュール通りに仕事を進められる状態に戻すには、多大なコストがかかります。

さらに、この認識のギャップによってスケジュールの遅れが発生した場合、担当者が叱責を受けたとしても、本人は適切に仕事をしていた認識を持っているので、不本意な気持ちが残ります。このような状態が続くと、チーム内の心理的安全性が低下し、「叱責されないこと」を最優先とした受け身な働き方になることで、チームの生産性も下がり、一層マネジメントコストが大きくなるという悪循環にも陥ります。

そのため、マネージャーにとって、プロジェクト管理における認識のギャップを埋めることは、必須命題であるとも言えます。

 ■認識のギャップは、記憶違いや思い込み、立場の違いから生じる

では何故、プロジェクト管理において認識のギャップが生じるのでしょうか。

プロジェクトには、達成するべき共通のゴールが設定されています。そのゴールを達成するためにマネージャー（プロジェクトリーダー）は、チームのメンバー一人ひとりに異なった役割とタスクを与えます。

メンバーは、ゴールに向かって与えられたタスクを実行していきますが、それぞれが違った立場や考えで異なるタスクを進めていくので、時間が経過することで、記憶違いや思い込み、あるいは状況の変化に対応の遅れが生じます。

また、プロジェクトメンバーの中で業務経験に明らかな差がある場合、仮に提出してほしいアウトプットのフォーマットやイメージが共有できても、次のような暗黙知が認識のギャップを招くことがあります。

• 「どのようにアウトプットすることが適切か」
• 「アウトプットをどのように用いるか」
• 「誰向けのアウトプットなのか」
• 「アウトプットを使って、どんな結果をもたらしたいのか」

こうした状況下でプロジェクトが進行する中で、「同じことについて話しているはずなのに、違うものを見ながら話をしている」「分からないことが理解できない」という状況が生まれます。

そのため、マネージャーとチームのメンバーの「認識のギャップ」を埋めるには、「何のために、誰が、いつまでに、何をやるのか」を見える化し、それを基準にして頻繁なコミュニケーションを取って、綿密に意識合わせをしていくことが鍵になります。

ただし、テレワークが推進する現在において、物理的に離れた場所にいるメンバーとどのように意識合わせを行なうのかについては、工夫が必要です。

また。スケジュールやタスクの内容に変更があった場合には、マネージャーがそれを速やかに更新し、最新化されたタスクの一覧を関係者が同時に見られるような状況にしておき、「常に全員が、最新の情報を認識している」ということを認識することが重要です。

■タスクの見える化に有効なガントチャート。一方で柔軟な変更に対応し辛いという欠点も

「誰が、何を、いつまでにやるのか」を見える化するツールとして、ガントチャートが知られています。

ガントチャートは、アメリカの事業家ヘンリー・ガントが、ダムや高速道路などの大型公共事業のプロジェクト管理に用いたツールで、「誰が、いつまでに、何をやるのか」を見える化するためのツールです。

しかし、ガントチャートは100年前、パソコンもインターネットも存在しないアナログな時代に作られたものであるため、事業開始後にタスクを新たに追加したり、それらの変更を即座にメンバーに周知したりする運用は想定されていませんでした。

そのため、「認識のギャップ」を埋めるコミュニケーションを推進する目的で使用するには、不向きな点がありました。

今回紹介する「シェアガント」は、旧来のガントチャートのようなタスクの見える化に加えて、スケジュールの変更やタスクの追加、変更内容の遅滞のない共有といった柔軟な運用を可能にしたクラウド型のツールです。

そして、「何のために」という要素の意識合わせをするためにも重要なツールとなります。

このツールを活用することにより、マネージャーは「認識のギャップ」を埋めるコミュニケーションを推進していくことが可能になります。

■「シェアガント」で実現する、「認識のギャップ」を最小化するプロジェクト管理

シェアガントの特長の一つは、タスクの作り方が簡単なことです。

縦軸にタスクと関わるメンバー、横軸にタスク実施にかかる期間を引くだけで、「誰が、何を、いつまでに何をやるのか」を一目瞭然にし、プロジェクトの全体像を俯瞰できるようになります。

また、プロジェクトを進める中で、タスクが新たに追加になったら、親タスクの下に子タスク・孫タスクを入れ込むことで、タスクを階層化することも可能です。

シェアガントはクラウドで使うオンラインのツールなので、ガントチャートが変更になったら、変更を即座に関係者に共有でき、リモートワークを中心とした働き方との相性も良いと言えます。

このように、シェアガントには、簡単にタスクを作ったり、変更内容を速やかに関係者に共有する機能が備わっているため、プロジェクト管理において、ガントチャートをベースにしたコミュニケーションが可能になります。「言った or 言わない」「伝えた or 伝わっていない」といった認識のギャップによるコミュニケーションの齟齬も、シェアガントを使うことで、最低限に抑えることができます。

そして、「何のため」なのかをすり合わせるために、このシェアガントのガントチャートを画面共有しながら会話することがおすすめです。今やっている作業が、何のゴールに向かって進められている作業なのかを確認することが、認識のギャップに対する強力な予防策となります。

認識のギャップが最低限に抑えられれば、プロジェクト管理に関わる社内外のコミュニケーションが最適化され、限られた時間の中で最大のアウトプットを出すためのプロジェクト推進が実現します。