あなたにぴったりのToDoリストツールはどれ？おすすめ10選【2024年】選び方や活用法も
ToDoリストは、現代の忙しい日々を効率よく過ごすための強力な味方です。やるべきことを整理し、生産性を高めるだけでなく、心の負担も軽くしてくれます。
この記事では、あなたに最適なToDoリストツールの選び方と活用方法をご紹介します。ビジネス向けからプライベート向けまで、幅広いニーズに対応したツールを取り上げましたので、あなたの生活スタイルに合ったツールを選んでみてください。ToDoリストを上手に活用できれば、あなたの日々のタスク管理が今よりもっとスムーズになるはずです。
ToDoリストの基本とメリット
ToDoリストの基本
ToDoリストとは、日々のタスクを一覧にして管理する方法です。最もシンプルなのは紙とペンを使う方法ですが、デジタルツールを使えばより効率的に管理できます。
ToDoリストの基本や活用方法を詳しく解説したこちらの記事も、ぜひ参考にしてください。
ToDoリストの基本的なステップは次の通りです。
1.タスクを書き出す:
仕事、家庭、趣味など、あらゆる分野のやるべきことをリストアップします。
2.タスクの優先順位をつける:
各タスクの重要度や緊急度に応じて、優先順位を決めます。
3.タスクを実行する:
リストを見ながら一つずつこなし、完了したものにチェックを入れます。
4.進捗を確認し、調整する:
定期的にリストを見直し、新しいタスクを追加したり、優先順位を変更したりします。
ToDoリストのメリット
タスクを視覚的に管理できる
すべてのタスクが一目で分かるため、何をすべきかが明確になります。頭の中だけで管理するよりも、はるかに効率よくタスクを追えます。特に複数のプロジェクトがある場合や、仕事と家庭のタスクを両立させる必要がある場合に役立ちます。
例えば、プロジェクトごとにリストを分けたり、色分けでタスクの種類や優先度を示したりすると、状況が把握しやすくなります。
優先順位をつけやすい
タスクを一覧にすることで、重要なものと後回しにできるものを簡単に判断できます。優先順位を設定することで、最も大切なタスクに集中できます。
「急ぎかつ重要」「急ぎではないが重要」「急ぎだが重要ではない」「急ぎでも重要でもない」という4つのカテゴリーに分けると、効率よくタスクを処理できます。
達成感が得られる
完了したタスクにチェックを入れたり、リストから消したりすることで、達成感を味わえます。ToDoリストを使ってタスクをクリアするたびに、少しずつ自分の進捗を実感できるため、やる気が持続します
一日の終わりに完了したタスクを振り返ると、自分の進歩が実感でき、翌日の計画を立てる際の参考にもなります。
ストレスが軽減される
やるべきことが整理されていると、頭の中で覚えておく必要がなくなり、ストレスが減ります。タスクを目に見える形にすることで、取り組むべきことが明確になり、漠然とした不安も和らぎます。
長期的なプロジェクトを小さなタスクに分割することで、大きな仕事に対するプレッシャーを軽減できます。これにより、一歩一歩進めることができ、プロジェクト全体の進捗も確認しやすくなります。
時間管理が上手になる
リストを使ってタスクを計画的に進めることで、時間の使い方が上達します。効果的に仕事をこなせるようになり、プライベートの時間も充実させやすくなります。
例えば、一日や一週間の予定を前もって立てることで、計画的に行動できます。タスクの見直しや調整を行うことで、無駄な時間を減らし、生産性を最大限に高められます。
このように、ToDoリストを上手に活用すれば、タスク管理が大きく改善され、仕事や生活の質が向上します。次は、ToDoリストツールの選び方について見ていきましょう。
ToDoリストツールの選び方
ToDoリストツールを選ぶ際は、自分のニーズや生活スタイルに合ったものを選ぶことが大切です。以下のポイントを参考に、自分にぴったりのツールを探してみましょう。
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使いやすさ
- インターフェース: シンプルで直感的なデザインのツールを選びましょう。使いやすければ、長続きしやすくなります。
- 操作性: タスクの追加や編集が簡単にできるツールが理想的です。手間がかからず操作できるものを選びましょう。
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機能性
- タスクの分類: タグやプロジェクトでタスクを整理できるツールが効率的です。
- 通知機能: リマインダーや通知機能があれば、締め切りや重要なタスクを忘れずに済みます。
- カレンダー連携: スケジュールとタスクを一元化できるツールは便利です。GoogleカレンダーやOutlookとの連携ができるものがおすすめです。
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プラットフォーム対応
- マルチデバイス対応: PC、スマホ、タブレットなど、複数のデバイスで使えるツールを選びましょう。どのデバイスからでもアクセスできることが重要です。
- クロスプラットフォーム同期: デバイス間でデータが自動的に同期されるツールを選びましょう。これにより、どこにいても最新の情報にアクセスできます。
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コラボレーション機能
- チームでの使用: 仕事用の場合、チームでタスクを共有したりプロジェクトを管理したりできるツールが便利です。コメント機能やファイル共有機能があるとさらに使いやすくなります。
- 共有設定: タスクやプロジェクトを他のメンバーと簡単に共有できるツールを選びましょう。役割分担や進捗確認がしやすくなります。
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カスタマイズ性
- 柔軟な設定: 自分のワークフローに合わせてカスタマイズできるツールを選びましょう。フィルターやビューの設定を自由に変更できると便利です。
- テンプレート: あらかじめ用意されたテンプレートがあるツールは、特定の目的にすぐに使えるため便利です。
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コスト
- 無料版と有料版: 無料版でも十分な機能があるツールを選ぶか、有料版の価値があるかどうかを検討しましょう。特にビジネス用途では、有料版の追加機能が役立つことがあります。
- コストパフォーマンス: 支払う金額に見合った価値があるかどうかを確認しましょう。長く使うことを考えると、コストパフォーマンスが重要です。
これらのポイントを参考にして、自分に合ったToDoリストツールを選びましょう。次に、おすすめのToDoリストツールとその具体的な使い方を見ていきます。
おすすめのToDoリストツールとその使い方
ToDoリストツールは、タスク管理を効果的に行うための強力な助けとなります。ここでは、ビジネス向けとプライベート向けに最適なツールを紹介し、それぞれの特徴や料金プランを解説します。
ビジネスとプライベート 両方で使えるツール
シェアガント
特徴
シェアガントは、チームの心理的安全性に特化したプロジェクト管理ツールです。ガントチャート、カレンダー、カンバン、リストなどの複数のビューを提供し、リアルタイムでの進捗状況の見える化や、チャット機能、シェアガント独自のキャラクターによるサポート機能を備えています。専門知識がなくても簡単に使えるような、ユーザーフレンドリーな設計です。
こんな人におすすめ
ToDoリストと一緒にガントチャートやスケジュール管理もしたい人、リモート環境・オフィス環境の両方でチームワークをする人、プロジェクトの進捗をリアルタイムで管理したい人
料金プラン
無料プラン：無料で基本機能が利用可能。
有料プラン：￥500/月〜（参加メンバー単位で費用が変わります。）
詳細はシェアガントをご覧ください。
Todoist
特徴
Todoistは、自然言語認識機能を備えたタスク管理アプリで、タスクの入力と管理が非常にシンプルです。タスクには期限、優先度、ラベル、プロジェクトごとに整理ができ、チームコラボレーションにも対応しています。リマインダー機能や進捗管理、カレンダーとの統合も可能です。
こんな人におすすめ
シンプルなタスク管理ツールを探している個人やチーム、タスクの優先順位を効率的に管理したい人
料金プラン
初心者プラン: 初心者向けの無料プラン
プロプラン: ¥488/月（年払い）
ビジネスプラン: ¥688円/月（年払い）
詳細はTodoist公式サイトをご覧ください。
Notion
特徴
Notionは、メモ、タスク管理、データベース機能を一つにまとめた多機能なワークスペースツールです。ドキュメント、プロジェクト管理、カレンダー、Wiki、タスクリストなど多彩な機能を提供し、カスタマイズ性に優れています。ユーザーはドラッグ＆ドロップでページやデータベースを簡単に作成・編集できます。多様なテンプレートも用意されており、あらゆるニーズに対応可能です。
こんな人におすすめ
複数の機能を一つのツールでまとめたい人、プロジェクト管理や情報整理を効率化したいチーム、自由にカスタマイズしたい人
料金プラン
フリープラン: ¥０、基本機能、１０名のゲストを招待可能。
プラスプラン: ¥1,650/メンバー/月、カスタムwebサイト、100名のゲストを招待可能。
ビジネスプラン: ¥2,500/メンバー/月、高度なページアナリティクス、250名のゲストを招待可能。
エンタープライズ：営業にお問い合わせ
詳細はNotion公式サイトをご覧ください。
Lifebear
特徴
Lifebearは、カレンダー、ToDo、ノート、日記をひとつにした電子手帳アプリです。1500種類以上のスタンプと20種類以上の着せかえテーマで、自分だけの手帳を作成できます。ビジュアルが豊かで使いやすいインターフェースが特徴です。
こんな人におすすめ
日常の予定とタスクを一元管理したい人、ビジュアルを重視したい人
料金プラン
無料プラン: 基本機能が利用可能。
ベーシックプラン：¥360/月、広告非表示など。
プレミアムプラン: ¥500/月（年払い）、より高度な機能が使用可能。
詳細はLifebear公式サイトをご覧ください。
Evernote
特徴
Evernoteは、ノート、タスク、スケジュールを１か所にまとめられる多機能メモアプリです。ノートにはテキストだけでなく、画像、音声、スキャン、PDF、文書ファイルの追加が可能で、強力な検索機能やタグ付け機能を備えています。
こんな人におすすめ
多機能なメモ管理を求める人、情報を１つにまとめて整理したい人
料金プラン
FREE: ¥0/月、50件までのノート作成、２台のデバイス接続など。
PERSONAL: ¥9,300/年（¥775/月）、150,000件までのノート作成、接続デバイス数無制限など。
PROFESSIONAL: ¥12,400/年（¥1,033.33/月）、さらに多くのストレージや高度な検索機能が利用可能。
TEAMS：¥21,000/年（¥1,750/ユーザー/月）、共有チームスペースなど。
詳細はEvernote公式サイトをご覧ください。
Any.do
特徴
Any.doは、基本のタスク管理機能とチャット機能を備えた海外製の管理ツールです。主にタスクリスト、チャット、リマインダー、カレンダー、デイリープランナーの機能があります。Googleカレンダーやアレクサとの連携もあり、幅広いデバイスで利用可能です。
こんな人におすすめ
チームでのコラボレーションを重視する人、WindowsやiPhoneなど幅広いデバイスで使用したい人
料金プラン
Personal: 無料で基本機能が使用可能。
Premium: $5/月（年払い）、AIを活用した機能など。
Teams: $8/ユーザー/月（年払い）、共同作業スペースなど。
詳細はAny.do公式サイトをご覧ください。
Focus To-Do
特徴
Focus To-Doは、ポモドーロタイマーとタスク管理を統合したアプリで、ユーザーが集中力を高め、生産性を向上させるのに役立ちます。ポモドーロタイマー、タスクの管理、プラットフォーム間の連携、リマインダーの設定、色々な通知音など、多彩な機能を提供しています。詳細な統計やレポート機能もあり、自分の作業時間や完了したタスクを視覚的に把握できます。
こんな人におすすめ
集中力を維持しながら作業を効率的に進めたい人、ADHDなど集中力の問題を抱える人、学業や仕事で時間管理を改善したい人
料金プラン
永久プラン：¥1800
３ヶ月プラン：¥600
Focus To-Doプレミアム：¥300
詳細はFocus To-Do公式サイトをご覧ください。
ビジネス向けツール
Trello
特徴
カンバン方式を採用した視覚的なプロジェクト管理ツールです。ボード、リスト、カードを使ってタスクを管理し、リアルタイムでの更新が可能です。Butlerによる自動化機能もあり、効率的なタスク管理ができます。
こんな人におすすめ
視覚的にタスク管理を行いたい人、チームでのコラボレーションを重視する人
料金プラン
FREE: $0
STANDARD: $5/月（年払い）
PREMIUM: $10/月（年払い）
ENTERPRISE: $17.50~/月（年払い）、ユーザー数によって価格が変わります。
詳細はTrello公式サイトをご覧ください。
Microsoft To Do
特徴
Microsoft To Doは、Outlookタスクと統合されたタスク管理アプリです。シンプルなインターフェースでタスクの追加、リマインダーの設定、毎日のチェックリスト作成が可能。デスクトップ、モバイル、ウェブで同期され、どこからでもアクセスできます。
こんな人におすすめ
Microsoft製品をよく使用する人、シンプルなタスク管理を求める人
料金プラン
無料
詳細は Microsoft To Doをご覧ください。
Google ToDo リスト
特徴
Google ToDo リストは、Googleのサービス内でシンプルかつ直感的にタスクを管理できるアプリです。GmailやGoogleカレンダーなどと統合されており、メールから直接タスクを作成したり、カレンダーのイベントと連動させることが可能です。リマインダー機能もあり、タスクの完了を忘れることなく管理できます。
こんな人におすすめ
Google製品（Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブなど）をよく使用する人、シンプルで軽いタスク管理アプリを探している人
料金プラン
無料。Googleアカウントがあれば、追加料金なしで利用できます。
詳細は Google To DoリストAppをご覧ください。
ToDoリストの効果的な使い方のコツ
ToDoリストを上手に活用すれば、日々のタスク管理がスムーズになり、生産性を大きく高められます。ここでは、ToDoリストを活用する上で役立つ具体的なコツをいくつか紹介します。
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タスクの優先順位をつける
タスクの優先順位をつける 概要：すべてのタスクを同じ重要度で扱うのではなく、重要度や急ぎ具合に基づいて優先順位をつけることが大切です。これにより、最も重要なタスクに集中できます。
例えば・・・
- ABC法:
タスクをA（最も重要）、B（重要）、C（あまり重要でない）の3つに分類します。 - アイゼンハワーマトリックス:
タスクを「急ぎかつ重要」「急ぎだが重要でない」「急ぎではないが重要」「急ぎでも重要でもない」の4つに分類します。
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デイリーレビューとウィークリープランニング
定期的にリストを見直し、タスクの進捗を確認することで、計画を柔軟に調整できます。毎日のレビューと週単位の計画を立てることで、効率よくタスクを管理できます。
例えば・・・
- デイリーレビュー:
毎日の終わりに、完了したタスクをチェックし、翌日のタスクを計画します。これにより、翌日の始まりがスムーズになります。 - ウィークリープランニング:
週の始めに、一週間の目標とタスクを設定し、優先順位を確認します。これにより、一週間を通じて計画的にタスクを進めることができます。
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タスクの分割と具体化
大きなタスクやプロジェクトは、具体的で実行可能な小さなタスクに分けることで、達成感を得やすくなり、進捗も把握しやすくなります。
例えば・・・
- SMARTゴール:
タスクを具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、関連性のある（Relevant）、期限がある（Time-bound）ものにします。これにより、目標が明確になり、実行しやすくなります。 - ステップごとに分割:
大きなタスクを小さなステップに分割し、各ステップをリストに追加します。これにより、タスクが負担に感じられず、一歩ずつ進めることができます。
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デジタルツールの活用
デジタルツールを使うことで、タスク管理がより効率的になり、いつでもどこでもタスクを確認できます。
例えば・・・
- ツールの選定:
自分のニーズに合ったToDoリストツールを選び、最大限に活用します。 - 機能の活用:
各ツールの機能を活用し、タスクの優先順位設定、リマインダーの設定、進捗の可視化などを行います。
これらのコツを実践することで、ToDoリストを効果的に活用し、日々のタスク管理をよりスムーズに行えるようになります。
おわりに
ToDoリストは、日々のタスクを効率よく管理し、生産性を高めるための強力な道具です。この記事では、ToDoリストの基本とメリットから、具体的なツールの選び方と活用法まで、幅広く紹介してきました。
ToDoリストを使うことで、やるべきことが明確になり、ストレスが減り、達成感を味わえます。これにより、日々のタスクを効率よくこなし、時間を有効に使えるようになるでしょう。継続的にToDoリストを見直し、改善を重ねることで、さらに効果的なタスク管理ができるようになります。この記事があなたのタスク管理の改善に役立ち、日常生活や仕事の生産性向上につながることを願っています。
