ガントチャートの使い方と活用術！【2024年】デメリットへの対処法まで
「毎日スケジュール表とタスク表を更新しているのに、なぜかチームメンバーが状況を理解していない…」――こんな悩みを抱えていませんか？
チーム間の連携不足によるスケジュールの遅延や優先順位の取り違えは、プロジェクトの成否を左右する重大な問題です。
こうした課題を解決するのが、ガントチャートです。このツールを活用すれば、プロジェクトの全体像を一目で把握でき、チーム全体で進捗状況を共有できます。スケジュールやタスク、それらの関連を図で示し、担当者の割り当ても明確に表示できるからです。
本記事では、ガントチャートの基本操作から実践的な活用方法、想定される課題とその解決策まで、わかりやすく説明します。
この内容をマスターすれば、プロジェクトリーダーとしての実績を積み上げることができます。
また、タスクを効率よく管理することで、仕事とプライベートのバランスを整えることも可能です。この記事を通じて、プロジェクト管理のスキルを確実に向上させていきましょう。
■ガントチャートの基本操作をおさらい
プロジェクトを円滑に進めるには、まずガントチャートの基本操作を習得することが欠かせません。ここでは、タスクの入力から進捗の確認まで、実務で役立つ基本手順をご紹介します。
1. タスクとサブタスクを記入
プロジェクトを始める際は、まず全体の作業を書き出し、それを適切な大きさに分割することから始めます。
- ポイント:
作業を分割する際は、WBS（Work Breakdown Structure）の手法を用います。ただし、細かすぎる分割は避け、管理しやすい規模に収めることを心がけましょう。 - 実例:
「ウェブサイト構築プロジェクト」の場合…- 主タスク: デザイン作成
- サブタスク: 色の選定、ワイヤーフレーム作成、クライアント確認
2. 担当者の決定とリソースの配分
タスクが決まったら、次は具体的な担当者を決めていきます。
- ポイント:
各作業の担当者と期限を明確にすることで、抜け漏れを未然に防止できます。 - 実例:
「デザイン作成」の各工程に「佐藤さん」「高橋さん」などの担当者を割り当てます。
3. 開始日と終了日の設定
各タスクのスケジュールを定め、プロジェクト全体の工程表を作成します。
- ポイント:
各タスクの依存関係（Aが終わらないとBに進めないなど）を考慮しながら、スケジュールを組み立てます。 - 実例:
「色の選定（1月1日開始、1月3日終了）」が完了してから、「ワイヤーフレーム作成（1月4日開始）」に着手する。
4. タスクの依存関係を可視化する
タスク間の依存関係をガントチャート上で明確に示します。
- ポイント:
ガントチャートの「矢印」や「リンク機能」を活用して、タスク間のつながりをわかりやすく表現します。 - 実例:
「デザイン作成」の全てのサブタスクが完了した後に「開発作業」が開始する、といったフローを図示。
■プロジェクトの応用テクニック
基本操作を押さえたところで、より実践的な使い方をご紹介します。ここでは、プロジェクトを成功へと導く活用法と、効果を高めるコツをお伝えします。
WBS（Work Breakdown Structure）を活用したタスク分解
プロジェクトを円滑に進めるには、作業を適切な単位に分け、順序立てて配置することが大切です。
- ポイント:
WBSを使えば、作業を段階的に整理できます。これにより、タスク間のつながりが明確になり、必要な工程の見落としを防ぐことができます。 - 実例:
- 主タスク: 新製品のマーケティング計画
- サブタスク: ターゲット市場の調査、競合分析、広告キャンペーンの準備
スケジュールの要となるクリティカルパスの設定
クリティカルパスとは、プロジェクト全体の期間を左右する重要な作業の流れです。これを把握することで、全体の進行に影響を与える作業を特定できます。
- ポイント:
重要なタスクを優先して管理し、遅れを未然に防ぎます。 - 実例:
「製品プロトタイプの完成」が遅れると、「顧客フィードバック調査」や「最終リリース」に影響を与える場合、この一連の流れをクリティカルパスとして設定。
チームメンバーとの進捗共有方法
ガントチャートは、個々のタスク管理だけでなく、チーム全体の進行状況の共有にも効果を発揮します。
- ポイント:
クラウドツールを活用し、チームメンバー全員がいつでも最新の進捗を確認できる環境を整えます。 - 実例:
シェアガントのように、コミュニケーション機能を備えたツールを利用し、進捗が更新されるたびにSlackやメールで通知を送る。
リソース管理の最適化
ガントチャートを使えば、人員や時間といった経営資源を最適に配分できます。
- ポイント:
各タスクのリソース消費を可視化し、特定の人や時期への負荷集中を防ぎます。 - 実例:
Aさんのタスクが月末に集中している場合は、他のメンバーに一部タスクを振り分けて調整します。
■実際のプロジェクトでのガントチャート活用例
ガントチャートを使いこなすには、具体的な活用シーンをイメージすることが重要です。ここでは、様々な分野での実際の活用例をご紹介します。
ソフトウェア開発プロジェクト
- 課題:
開発工程が複雑で、依存関係が多く、進捗状況が見えづらい。 - 解決策:
- 各タスクを細かく分解し、依存関係を明確に可視化。
- 開発、テスト、品質管理など、チームごとに進捗を管理。
- 毎週の進捗会議でガントチャートを確認し、全体の進行状況を把握。
- ★成果:
タスクの優先順位が明確になり、リリース遅延を防止。
マーケティングキャンペーン
- 課題:
キャンペーンの準備が複数の部署（デザイン、コンテンツ制作、広告運用）にまたがり、連携が複雑。 - 解決策:
- 広告素材の制作からメディア掲載までの工程をガントチャートで一元管理。
- デザインチーム、コピーライターチーム、運用チームごとのタスクと期限を可視化。
- 進捗が遅れている場合、通知で即座に対応。
- ★成果:
スケジュール通りにキャンペーンを開始でき、効果測定が迅速に。
建設プロジェクト
- 課題:
多くの工程が複雑に絡み合い、スケジュールの遅延が頻発。 - 解決策:
- 設計、基礎工事、設備工事など、段階ごとに作業を整理。
- ガントチャートで工事予定と資材搬入のスケジュールを統合管理。
- 現場監督が進捗を確認できるよう、リアルタイム更新の仕組みを導入。
- ★成果:
工期の遅延が大幅に減り、顧客満足度が向上。
■ガントチャートのデメリットと対処法
ガントチャートはプロジェクト管理において非常に便利なツールですが、使い方によっては以下のような問題が起こりえます。これらの特徴を理解したうえで、適切な方法で対処することが重要です。
1. 更新作業に時間がかかる
タスクやスケジュールの変更が生じるたびに手作業で修正するのは大変です。特に大規模なプロジェクトでは、この作業だけで相当な時間を費やしてしまいます。
2. チーム内での共有が難しい
ExcelやPDFなどの固定された形式でガントチャートを使用すると、最新の進捗状況をチーム全体で共有することが難しくなります。その結果、チーム間の連携に支障をきたすことがあります。
3. 視覚的に分かりづらい
タスクが増えてくると、チャートが複雑になり、プロジェクト全体の状況がつかみにくくなります。特に規模の大きなプロジェクトでは、必要な情報を見つけ出すのに時間がかかってしまいます。
4. 問題を見逃しやすい
作業の順序関係や遅れに気づかないと、問題が大きくなってから発覚することになります。これにより、スケジュール全体に大きな影響が出るリスクがあります。
★デメリットへの対処法があります★
これらのデメリットには、適切なツールと運用方法を選ぶことで解決できます。ここでは「シェアガント」を使った具体的な改善方法をご紹介します。
更新作業を簡単に
シェアガントなら、タスクやスケジュールの変更をドラッグ＆ドロップで簡単に行えます。また、操作１つで関連するタスクのスケジュールが全て自動で調整されます。手作業による修正が大幅に減り、頻繁な更新が必要なプロジェクトでも効率よく管理できます。
スムーズな情報共有を実現
シェアガントはクラウド上で動作するため、進捗状況をリアルタイムで共有できます。また、チャット機能や共有ノートを使えば、チーム内のコミュニケーションもよりスムーズになります。
見やすさを改善
シェアガントでは、カンバンビューやカレンダービューなど、複数の視点からプロジェクトを確認できます。目的に応じて表示を切り替えることで、必要な情報をすぐに見つけられます。
問題の早期発見をサポート
シェアガントの自社キャラクターがタスクの進捗を監視し、遅延が発生した場合には通知が届きます。さらに、コミュニケーションツール「Slack」との連携により、チームメンバー全員が日々の進捗を確認できます。これにより、問題の芽を早期に摘み取ることができます。
■ガントチャートが使えるおすすめツール例
シェアガント
「シェアガント」は、職場の心理的安全性を高めながらDXを実現できる、段取りコミュニケーションサービスです。ガントチャート、カンバン、カレンダーなどのプロジェクト管理機能に加え、チャット、ファイルなどのコミュニケーション機能を兼ね備えています。ガントチャートとカレンダー、カンバンなどの管理機能は全て連動しており、利用者が見やすい視点で仕事の段取りを確認できます。さらに職場の心理的安全性確保のために、様々な利用シーンでキャラクターが登場し、プロジェクト管理とメンタルケアをサポートしてくれます。
・料金：500円/月〜 （フリープラン、無料トライアルあり）
Brabio
「Brabio」は、簡単に作成できるガントチャートと進捗管理の「Ping」機能を特長としています。無制限のプロジェクト作成と複数グループ管理のサポートがあり、プロジェクトごとに異なるユーザー権限を設定できるため、情報のセキュリティとアクセス管理が強化されています。また、4つの異なるユーザーモードで、社外との連携が容易です。これにより、社内外での情報の可視性を調整できます。
・料金：3,300円/月〜 （フリープランあり）
Asana
個々のタスクから全体的なビジネスの進行までを整理し、可視化するツールです。このプラットフォームでは、プロジェクトの全ステージを管理し、誰が何をいつまでに行うかを明確にします。タスクは明確な担当者と期限を持ち、リスト、カレンダー、タイムライン、ガントチャート、カンバン、ボードなど複数のビューで整理できます。カスタムフィールドを用いたタスクのソートやレポート作成も可能で、チームの協力とプロジェクトの透明性を高める機能を備えています。
・料金：1200円/月〜 （フリープラン、無料トライアルあり）
■まとめ
この記事では、プロジェクトを成功に導くガントチャートの活用法について、詳しく解説してきました。
この記事を読み終えたあなたは、ガントチャートを使いこなすための基礎と応用スキルを身につけ、プロジェクトを効率よく進行させる準備が整ったはずです。さらに、適切なツールを活用することで、チーム全員が一目で状況を把握できる環境を構築し、プロジェクトリーダーとしての実績も着実に積み上げていくことができます。
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