プロジェクト管理とは?12の人気・トレンド手法を徹底解説

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効果的なコミュニケーション術 : 職場での誤解を減らす方法

  コミュニケーションは、職場での成功において極めて重要です。しかし、時には誤解が生じ、問題を引き起こすことがあります。誤解を減らし、円滑なコミュニケーションを実現することは、効果的な職場環境の鍵となります。   誤解が生じるケースとしては、メールやチャットメッセージが不明瞭で、意図が伝わらないということがあります。また、聞き手が十分に聴いていない場合、情報の欠落が誤解を生むこともあります。   このような誤解を防ぐためには、コミュニケーションスキルの向上と、特定のコツの活用が不可欠です。本記事では、効果的なコミュニケーション術に焦点を当て、職場での誤解を減らす方法を探求します。       効果的なコミュニケーションの鍵   誤解や意思疎通の不足は、プロジェクトの遅れ、不満、ストレスを引き起こす可能性があります。効果的なコミュニケーションを実現するための鍵をいくつか見ていきましょう。     1.聴く力を養う   効果的なコミュニケーションの第一歩は、聞くことです。職場での誤解の多くは、十分に相手を聴かないことから生じます。相手の意見や要望を注意深く聴くことで、誤解を減らし、信頼感を築くことができます。また、質問を通じて相手の意図を明確にすることも大切です。     2.明確なメッセージを送る   自分の意図や情報を相手に伝える際に、明確でわかりやすい言葉を選ぶことが重要です。曖昧な表現や専門用語の過多は、誤解を生む原因となります。シンプルかつ明快なメッセージを送ることで、相手に正確に伝えられるでしょう。     3.ボディランゲージを活用する   コミュニケーションは言葉だけでなく、ボディランゲージも含まれます。表情、ジェスチャー、姿勢など、非言語コミュニケーションの要素を活用することで、相手に対して追加の情報を提供し、誤解を減らすことができます。自分のボディランゲージにも注意を払いましょう。     しかし、実際に相手の表情やジェスチャーを見ることができないリモートワークの場合など、どうしても誤解が生じやすくなってしまう環境があります。次からは、誤解を減らすためのコツを紹介していきます。       誤解を減らすためのコツ     効果的なコミュニケーションには、誤解を減らすための具体的なコツがあります。以下に、職場でのコミュニケーションにおいて誤解を防ぐ方法をいくつか紹介します。     1.メッセージアプリの活用   メッセージアプリは迅速なコミュニケーション手段として非常に有用です。しかし、明確なメッセージを送ることが重要です。長文すぎることや、曖昧な表現は誤解を生む原因となります。短く要点をまとめたメッセージを送る習慣を身につけましょう。     2.エンパシーと共感   相手の立場や感情を理解することは、誤解を減らすのに役立ちます。エンパシーを持ち、相手の視点に立って考えることで、誤解を防ぎ、信頼関係を築くことができます。     3.暗黙の了解を明示化   職場には暗黙の了解や前提が存在することがありますが、これらは誤解の元になります。大切な情報や期待事項は明示的に伝え、曖昧さを排除しましょう。会議やプロジェクトにおいて、目標や責任を明確にすることが大切です。       […]

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モバイルアプリでタスク管理を楽に!:おすすめガントチャートアプリ4選

  現代の多忙な生活において、効率的なタスク管理は重要なスキルとなりました。プロジェクトの進行状況を把握し、タスクの優先順位を設定することは、成功への近道です。そして、これらの作業を手軽に行えるツールがモバイルアプリとして登場しています。本記事では、その中でも特に便利な「ガントチャート」を用いたサービスに焦点を当て、おすすめのモバイルアプリを紹介します。     ■ガントチャートの基本 ガントチャートは、プロジェクト管理やタスク管理に広く用いられる効果的なツールです。ここでは、ガントチャートの基本的な仕組みとなぜその使用が役立つのかについて説明します。     ガントチャートの仕組み ガントチャートは、時間軸に沿ってタスクやプロジェクトの進行状況を可視化するツールです。通常、水平の時間軸にタスクやアクティビティが表示され、それぞれのバーがタスクの期間を表します。バーの位置と長さは、開始日と終了日を示し、タスクの進捗状況を確認するのに役立ちます。       なぜガントチャートが役立つのか?   可視化: タスクやプロジェクトの進行状況が一目でわかります。これにより、計画の遵守や進捗のトラッキングが容易になります。   期限の管理: タスクの開始日と終了日が明確に表示されるため、期限を守るのに役立ちます。遅延を防ぐための予防措置を講じることができます。   優先順位付け: タスクを優先順位に従って配置することで、最も重要なタスクを優先的に処理できます。これは効率的な時間管理につながります。   リソースの最適化: プロジェクトに必要なリソースや人員の配置を最適化できます。これにより、適切なタイミングでリソースを割り当て、プロジェクトの成功に寄与します。     ■モバイルアプリのメリット     ガントチャートのモバイルアプリの魅力は、タスク管理をより効率的に行える点にあります。以下から、この種のアプリが持つメリットについて詳しく探っていきます。   モバイルでの利便性 ガントチャートモバイルアプリは、あなたのスマートフォンやタブレットにインストールでき、どこからでもアクセスできる便利なツールです。オフィス、外出先、移動中、あるいは自宅でのリモート作業中でも、タスク管理をリアルタイムで行えます。スマートフォンのポケットに持ち歩けば、予定やプロジェクトの進捗状況をいつでも確認できます。   リアルタイムのタスク管理 ガントチャートアプリは、タスクの進行状況をリアルタイムで把握できるため、計画の変更やタスクの優先順位付けが瞬時に行えます。チームと協力してプロジェクトを進めている場合でも、メンバー全員が最新情報にアクセスし、タスクの進捗を把握できます。   タスクの優先順位付けと可視化 ガントチャートアプリは、タスクを優先順位に応じて整理し、視覚的にわかりやすく表示します。これにより、重要なタスクを簡単に特定し、優先順位の高い仕事に集中できます。また、バーの長さや色を使用して、タスクの進行状況を直感的に確認できます。     これらのメリットを活かして、ガントチャートのモバイルアプリを利用し、タスク管理をスムーズに行いましょう。次に、おすすめのガントチャートアプリを詳しく紹介します。     ■おすすめのガントチャートアプリ4選   シェアガント 引用:https://sharegantt.com/   シェアガントは、心理的安全性が高い職場を作りたい企業向けに社内に専門家がいなくても仕事を進められる段取りツールです。これまでPC版のみの提供でしたが、シェアガントモバイルのリリースによって職場に戻ったりPCを開いたりすることなく、誰でも移動中や待ち時間に簡単に段取りの進捗や状況をチェックすることができる様になりました。またガントチャートを一望できるフルスクリーンモードに加え、タスク編集モードや共有ノート機能などを搭載。多機能ながらもマニュアル不要で簡単に操作することができます。   主な機能 ・ガントチャートの閲覧・編集 […]

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ガントチャート初心者のための基本と効果的な使い方

    プロジェクト管理において、計画と進行状況の視覚化は成功への鍵となります。この記事では、特に初心者向けに、ガントチャートの基本とその効果的な使い方について解説します。ガントチャートは、プロジェクトの各タスクやマイルストーンを時系列で整理し、全体の流れを一目で把握するのに役立つツールです。ガントチャートを学ぶことは、プロジェクト管理のスキルをさらに深め、効率化に貢献する一歩となるでしょう。   ■ガントチャートとは   ガントチャートは、プロジェクト管理の分野で広く使用される視覚的ツールです。このチャートは、プロジェクトのタスクやアクティビティを時系列に沿って表示し、それぞれの期間と重なり合いを明確にします。ガントチャートの起源は、20世紀初頭にさかのぼり、ヘンリー・L・ガントによって開発されました。 ガントチャートの主な構成要素は以下の通りです。   ・タスク:プロジェクトを構成する個々の作業項目。   ・タスクの担当者:各タスクを実行する担当者やチーム。   ・タスクの開始日と終了日:各タスクが開始し、完了する予定の日付。   ・タスクバー:タスクの期間と進捗状況を示すバー。   ・ステータス:タスクの現在の状態、「未着手」「進行中」など。   ・進捗度:タスクがどの程度完了しているかの割合。   ・タイムライン:プロジェクト全体の期間を示す軸。日、週、月、年など。   ・マイルストーン:プロジェクトの重要なイベントや目標。   ・依存関係:タスク間の順序や関連性を示す。   また、使うツールごとに付与される機能があります。プロジェクト管理ツール「シェアガント」の場合、ガントチャートに以下の機能があります。     ・子タスク:親タスクを設定することで、その中にタスクを作成できる。親タスクと連動する。   ・ラベル:タスクごとに色を振り分け、「緊急」「保留」などひと目で分別できる。   ・予定工数、実績工数:タスクにかかる時間、またはかかった時間を登録することで、次回のタスク作成に役立つ。   これらの要素を使用して、プロジェクトマネージャーやチームメンバーはプロジェクト全体の流れを効果的に管理し、必要な調整を行うことができます。   ■ガントチャートの作成方法   ガントチャートの作成は、以下のステップに従って行います。   1. プロジェクトの全体計画を理解する: プロジェクトの目標、重要なマイルストーン、主要なタスクを特定します。   2. タスクをリストアップする: プロジェクトを構成するすべてのタスクを明確にリストアップします。   3. タスクの担当者を割り当てる: 各タスクに対して、担当者やチームを割り当てます。   4. タスクの開始日と終了日を決定する: 各タスクの開始日と終了日を設定します。   5. タスクバーを作成する: […]

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少数精鋭のスケールアップに必須な「スキルの標準化」をシェアガント導入で実現

  スタートアップ企業が、人材、時間、資金などの資源が限られた状態からスケールアップを目指すために課題になるのが、メンバー間の「スキルの標準化」ではないでしょうか。特定の人の経験則に頼る業務フローは、再現性が低いためにスケールのスピード感が下がり、無理に仕事量を増やそうとすれば、クオリティの低下を招くという成長のボトルネックになります。   報道記者の集団として事業をスタートし、その高い専門性をベースにして企業や自治体向けにブランディングやプロモーションのサービスを展開してきた「合同会社イーストタイムズ」も、一部のメンバーの経験則に頼った業務フローが、事業拡大のボトルネックになっていました。   そんな課題の解決に一役買ったのが、ガントチャートを使ったプロジェクト管理ツール、シェアガントだったといいます。暗黙の職人技で行われていた業務を、シェアガント上で分解して見える化したことで、ブラックボックスになっていた業務をノウハウとして展開することが可能になり、あいまいだった指示も明確になってチームのコミュニケーションがスムーズになりました。     ■会社拡大のボトルネックになっていた、”職人技”のスキルギャップ 企業や自治体のブランディングやプロモーション支援を行っている合同会社イーストタイムズ(東京都渋谷区)では、プレスリリースや企業や商品コンセプトを表現する記事コンテンツを制作する案件を数多く抱えています。中でもプレスリリースの制作には、メディアに訴えかける「ニュース性」の分析や、そのニュース性を瞬時に記者に伝える構成つくりなど、専門的な経験値が必要となります。その制作は報道記者の経験を持つ一部のメンバーが担い、暗黙知になっていた職人技で業務が進められていましたが、こなせる案件の数には限界があるため、そうした状況が案件を抱えるメンバーの負担になっていました。   こうした課題は、急速なスピードで拡大しつつあるイーストタイムズにおいて深刻な課題だったと、代表の中野宏一さんは語ります。   「イーストタイムズはこの1年半でメンバーが3、4倍に増えています。しかもほとんどが報道やブランディングの未経験者。社内でスキルギャップがある状態で、会社自体はすごいスピードで伸びているから、スキルをどうやって共有したらよいのかは悩みどころでした」     ■ガントチャートによって可能になった職人技のスキーム化 「スキルギャップを埋めるコミュニケーションはストレスが大きかった」と中野さんは振り返ります。「これやっておいてと投げても、投げられた人はそもそも何から始めていいのかもわからないわけですよね。僕も暗黙知が故に明確な指示を出せないこともあるから、相手は訳が分からず怒られるという感じで雰囲気が悪くなることもありました。指示される方も納得感なく指摘されると、心理的安全性が下がって萎縮するから、そういう状態では良いディスカッションやイノベーションが生まれないですよね」   メンバー間の関係性にも悪影響を及ぼしていたスキルギャップに対処するべく、イーストタイムズではすべてのメンバーが容易に理解できる要素まで業務を因数分解して、「暗黙の職人技」のスキーム化を試みました。そのとき役に立ったのが、シェアガントだったといいます。   業務フローが直感的にわかるガントチャートをベースにし、「何をやるのか」「それをだれがやるのか」「時間はどれくらいかかるのか」といった補助線の上で工程を洗い出すことで、暗黙知で行われていた業務の因数分解が初めて可能になりました。   洗い出した工程はそれぞれ担当者とスケジュールをシェアガント上で設定。機能的なガントチャートが、考えることに集中できるわかりやすいUIで簡単に制作できたといいます。     ■スキーム化でスキルの共有やアウトプットの質にも変化 シェアガントで制作したガントチャートは、打ち合わせ時に画面共有をしながら確認します。「オンラインの打ち合わせではすぐコミュニケーションに良い変化が現れた」と、イーストタイムズで案件管理のディレクションを行う栗田宏昭さんは話します。「それまで1時間半かかっていた時間が進捗確認の打ち合わせが30分に時間短縮できました。プロジェクトの全体の中で、今どの部分を話しているのかがひと目でわかるので、前提の共有が必要なかったのが大きいと思います。どこを目指すのかというゴールも見えるので、意思疎通が非常にスムーズになりました」   暗黙の職人技として、ブラックボックス化していた業務を分解して、ガントチャートに落とし込んだことで、プレスリリースに関しては報道記者経験のないメンバーにも制作に関与することができるようになり、スキルの共有もスムーズになってきたというイーストタイムズ。進捗管理においても、あいまいだった指示が具体的で的確なものになり、コミュニケーションがスムーズに行えるようになったといいます。   また、各工程で「何を達成すべきなのか」という内容をそれぞれ明確にして、それをチェックポイントとして、都度チェックを入れる体制を作ったことで、工程が進んだ状態で方向性がズレていて差し戻して作り直すということがなくなり、アウトプットの質の向上と安定につながっているといいます。     ■毎日使っているだけで自然と共有されていくスキル 案件の因数分解とスキーム化のプロセスは、プレスリリース以外のプロジェクトにも良い影響を与えています。イーストタイムズは日本中の企業や自治体に対して、課題を解決する提案型事業を行っています。アプローチする課題が毎回違うので、提案する企画もその都度変わります。前に積み上げたスキームがそのまま利用できることは、ほとんどありません。   「何をどうやってやれば、その企画ができるのかが毎回違うので、その案件遂行のためのスケジュールとタスクを割り出すには才能というか、ノウハウが必要なんですよ。前提となる条件が案件ごとに違うので」。数々の企画を立案してきたイーストタイムズ代表の中野さんは、初めての企画における案件管理の難しさを感じてきました。   しかし、シェアガントに残ったこれまでのブロジェクトのスキームを参考にすることで、企画段階からゴールまでの道筋が想像しやすくなり、より精度の高い企画つくりやタスクの割り出し、進捗管理が可能になったといいます。毎日使っているだけで、自然と企画つくりや案件管理のスキルについてもメンバー間でノウハウの共有が行われているのです。   ガントチャートは案件の進捗を視覚的に整理するためのツールですが、イーストタイムズではシェアガントの導入によって、進捗管理にとどまらず業務上のさまざまな課題を改善しています。今後は労働集約的なプレスリリースや記事の制作について、今回確立したスキームを活用して、より付加価値が大きく効率化された新しいサービスの開発を行っていくなど、シェアガントの利用を起点にさらなる事業拡大の可能性を追求しているそうです。

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スピードが命のスタートアップやベンチャー企業の成長を導く「タスク管理」の方法

  スピード感を持って事業成長を目指すスタートアップやベンチャー企業では、少数精鋭で膨大な量の仕事をこなします。しかし、スタートアップやベンチャー企業では、大企業のように、上司が各社員のタスクやスケジュールを管理してくれず、一人ひとりが、タスクの中から、今何をするのか自ら主体的に把握し業務を行う必要があります。では、どうやったら、社員一人ひとりが、自ら主体的に自分のなすべき仕事を把握し、上司の指示を待つことなく仕事を進められるのでしょうか。 古くから製造業やシステム開発などに使われていた手法として、「ガントチャート」を工夫して用いるというものがあります。スタートアップとガントチャート。一見相反する組み合わせのように見えますが、今、スタートアップやベンチャー企業こそ、ガントチャートを活用することで得られるメリットが数多くあります。   このコラムでは、スタートアップ企業やベンチャー企業を対象に、成長を導くタスク管理、スケジュール管理を、ガントチャートを活用してどのように可能になるのかをご紹介します。     ■未経験の事業を同時並行でスピード感を持って行うことが求められる世界 会社の規模が小さく、新たなビジネスモデルを開発するスタートアップやベンチャー企業では、大企業で働く社員と異なり、一人が複数のプロジェクトに関わる場合が多いでしょう。しかも、多くの場合、オペレーションが確立していない事業を手掛けるため、それぞれが経験のない業務を遂行している場合が多いと言えます。短期間で事業を軌道に乗せるため、かなりのスピード感も求められます。よくある話として、既存業務を行う傍らで新規事業の立ち上げを、3ヶ月という短い期間で任せられた、という経験も珍しくないでしょう。   このような「超人的な」業務をこなし、その上で事業を圧倒的成長に導くためには、どのようにすればよいのでしょうか。   多くのスタートアップ、ベンチャー企業の役員や社員の方が感じたことがあるように、「頑張るだけでは、どうやっても終わらない」という状態が発生します。そもそも、何から手を付けていいのか分からないという状態もあるでしょう。上司に頼ろうにも、上司もやり方を知らない、といった状況はベンチャー企業においては日常茶飯事です。   そのような場合にどのようにタスクを管理すれば良いのでしょうか。紙にto doリストを記載していく、やるべきタスクを付箋に書いて貼りだしていくなどの方法では、誰が何をいつまでに行う必要があるのか、自分の次やるべき仕事は何かといった、タスクの全体像が見えません。   ポイントは「ゴールを共有すること」、そして「ゴールに至る手順の解像度を高めること」です。     ■スタートアップにおける「タスク管理」とは、ゴールの共有と手順の明確化 実は、単にタスクをリストアップするだけでは、「タスク管理」とは言えません。   まずその事業の目的、ゴールは何かをメンバー全員で共有する必要があります、そして、そのゴールを達成するためには、どのような手順があるかを洗い出す必要があります。 こうしてゴールに向けて洗い出された手順に優先順位をつけ、スケジュールに落とし込むことで初めて、各メンバーに割り振ることになります。そして、タスクを割り振って終わりではなく、進捗の遅れや問題が発生するごとに、見直しが求められてきます。   そのようなスタートアップにおける「タスク管理」を実現するために、ガントチャートを工夫して用いることが鍵となります。   ▼スタートアップがガントチャートを用いるメリット   ガントチャートは従来、大型公共事業やシステム開発に活用されていたツールであり、一度決めたスケジュールを動かさないというのが常識でした。 そのためプロジェクトの柔軟な軌道修正が求められるスタートアップには適していないように思われがちですが、最新のガントチャートはスタートアップの働き方にも適するように設計することが可能です。   クラウド上で、皆でガントチャートを動かせる、それが新時代のガントチャートです。     ■クラウドでタスクやプロジェクトの進捗を把握できる新時代のガントチャート   スピードとクオリティの両面が常に求められるスタートアップやベンチャー企業は、オンライン上で誰でも効率的にタスクやプロジェクトの進捗管理や確認ができることが理想的です。そのために、ガントチャートはひとつの解決方法として有効です。   ガントチャートを作る過程において、「タスク管理」に必要な、タスクの洗い出し、優先順位付け、スケジュールへの落とし込みができます。その上で、各メンバーにタスクを割り振ることができます。   ガントチャートの縦軸には、プロジェクトの各段階を作業・タスクごとに記載され、横軸には期間が記載されています。現在のプロジェクトの進捗やそれぞれのフェーズにおけるタスク量、スケジュールを俯瞰することができます。     ■メンバーごととプロジェクト全体のタスクを把握できるクラウドツール「シェアガント」 「シェアガント」は、ガントチャートを難しい操作なく、直感的に作ることができるクラウドツールです。在宅勤務やリモートワークが当たり前になった新しい時代の「タスク管理」の実現を目指しており、シェアガント内で全ての「タスク管理」のプロセスがクラウド上で完結するようにつくられています。   「シェアガント」の最大の特長は、まるでエクセルで行を足していくように、直感的にタスクを追加しメンバーに割り当てたり、カーソルによるドラッグで、タスクの期間を伸縮できたりします。   また、各メンバーに割り振られたタスクのガントチャートと、チーム全体のガントチャートをボタン一つで切り替えられ、プロジェクト管理者は、プロジェクト全体の管理と、個々の社員への進捗状況の把握・指示ができ、社員は「いつまでに、何をやるのか」を常に把握できます。   スタートアップ、ベンチャー企業のタスク管理には、複数プロジェクトにまたがるタスクを横断的に把握し、何を誰がいつまでやるのかを可視化させるニーズがあります。シェアガントを使うと、日々刻々と変わっていく状況にも柔軟に対応できるので、スピードや効率がより重要なスタートアップやベンチャー企業のタスク管理に適しているツールだと言えるでしょう。  

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プロジェクト管理を困難にする「認識のギャップ」を埋める方法

  いつの時代も、プロジェクトを推進するマネージャーにとって、タスクの進捗管理は大変な業務です。多くの社内外の関係者を取りまとめ、限られた時間の中で期待されたアウトプットを出すことは容易ではありません。最初に設計したスケジュールが後ろに倒れることを想定しながら、臨機応変に進捗管理を行なう必要があります。   こうしたタスクの進捗管理が困難になる要因のひとつに「認識のギャップ」があります。   認識のギャップは「メッセージが意図した通りに伝わっていない」、「要望と提出物が噛み合っていない」といった状況のことで、マネージャーとメンバーの間、部署と部署の間、社内と社外の間で生じるコミュニケーションの齟齬によって発生します。   従来から、このコミュニケーションの齟齬の修正には、目に見えない莫大なコストが掛かっていました。そして、コロナ禍でオンラインでの働き方が中心になると、相手の微妙な表情の変化でタスクの遅れを察することや、隙間時間での細かい報連相ができず、認識のギャップを埋めるコミュニケーションができないままプロジェクトが進んでしまうようなケースも珍しくありません。   プロジェクト推進をスムーズに行うためには、認識のギャップを埋める必要があります。認識のギャップはそれぞれが持っている思い込みや、立場の違いによって生じます。それを埋めるのに有効なのは、タスク管理を見える化するだけでなく、タスクを通した最終的なゴールを全員で共有することです。   今回の記事では、そのような「認識のギャップ」がどのようにして生まれるのか、その対処法を解説し、タスク管理の見える化、とりわけオンラインでの働き方に最適化されたツールを紹介します。     ■プロジェクト管理を困難にする「認識のギャップ」は、リモートワーク下で解消がさらに困難になる プロジェクト管理の業務は、精神的な負荷の高い仕事と言われています。限られたリソースの中で品質・コスト・納期に責任を持つだけでなく、トラブルへの対処やメンバーへのケアも行わなくてはなりません。とりわけ、マネージャーのストレスの要因となるのが、「言った or 言われていない」「伝えた or 伝わっていない」といったコミュニケーションの齟齬です。   昨今、コロナ禍においてオンラインミーティングやチャットツールによるコミュニケーションが増えたことで、お互いに、細かい表情の変化や全身の雰囲気が見えづらくなりました。すると、「伝えているつもり」「分かっているつもり」が多発し、認識のギャップが生まれます。   認識のギャップに気付かないままプロジェクトが進んでしまうと、気がついた時には、取り返しがつかないほど進捗が遅れ、最悪の場合、顧客の信頼を失ってしまう事態を招きます。仮に、手遅れにならなくとも、スケジュール通りに仕事を進められる状態に戻すには、多大なコストがかかります。   さらに、この認識のギャップによってスケジュールの遅れが発生した場合、担当者が叱責を受けたとしても、本人は適切に仕事をしていた認識を持っているので、不本意な気持ちが残ります。このような状態が続くと、チーム内の心理的安全性が低下し、「叱責されないこと」を最優先とした受け身な働き方になることで、チームの生産性も下がり、一層マネジメントコストが大きくなるという悪循環にも陥ります。   そのため、マネージャーにとって、プロジェクト管理における認識のギャップを埋めることは、必須命題であるとも言えます。      ■認識のギャップは、記憶違いや思い込み、立場の違いから生じる では何故、プロジェクト管理において認識のギャップが生じるのでしょうか。   プロジェクトには、達成するべき共通のゴールが設定されています。そのゴールを達成するためにマネージャー(プロジェクトリーダー)は、チームのメンバー一人ひとりに異なった役割とタスクを与えます。   メンバーは、ゴールに向かって与えられたタスクを実行していきますが、それぞれが違った立場や考えで異なるタスクを進めていくので、時間が経過することで、記憶違いや思い込み、あるいは状況の変化に対応の遅れが生じます。   また、プロジェクトメンバーの中で業務経験に明らかな差がある場合、仮に提出してほしいアウトプットのフォーマットやイメージが共有できても、次のような暗黙知が認識のギャップを招くことがあります。   「どのようにアウトプットすることが適切か」 「アウトプットをどのように用いるか」 「誰向けのアウトプットなのか」 「アウトプットを使って、どんな結果をもたらしたいのか」   こうした状況下でプロジェクトが進行する中で、「同じことについて話しているはずなのに、違うものを見ながら話をしている」「分からないことが理解できない」という状況が生まれます。   そのため、マネージャーとチームのメンバーの「認識のギャップ」を埋めるには、「何のために、誰が、いつまでに、何をやるのか」を見える化し、それを基準にして頻繁なコミュニケーションを取って、綿密に意識合わせをしていくことが鍵になります。   ただし、テレワークが推進する現在において、物理的に離れた場所にいるメンバーとどのように意識合わせを行なうのかについては、工夫が必要です。   また。スケジュールやタスクの内容に変更があった場合には、マネージャーがそれを速やかに更新し、最新化されたタスクの一覧を関係者が同時に見られるような状況にしておき、「常に全員が、最新の情報を認識している」ということを認識することが重要です。     ■タスクの見える化に有効なガントチャート。一方で柔軟な変更に対応し辛いという欠点も 「誰が、何を、いつまでにやるのか」を見える化するツールとして、ガントチャートが知られています。 […]

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円滑なプロジェクト管理に必要な「タスクの棚卸し」の5ステップと3つの役割

  組織やチームで目標を達成ため、納期までのスケジュールを組んで仕事を進めていくと、あるチームではうまくいくのに、あるチームではうまくいかないといった事例が出てきます。 時に期限を守れなかったり、納期直前にタスクが集中することで、チームが混乱したり関係者が消耗したりすることがあります。   こうした違いはなぜ生じるのでしょうか。 それは、「タスクの棚卸し」が適切に行われていないからです。   「タスクの棚卸し」とは、戦略的で着実な目標の達成を目指すために、必要なタスクを洗い出し、適切にメンバーと共有・役割分担をすることを指します。また、「タスクの棚卸し」をする際に、どのようなルール(単位や粒度)でタスクを構成するかによって、業務の抜け漏れが発生しにくくなったり、コミュニケーションコストが減ったりします。   このコラムでは、円滑なプロジェクト管理に必須な「タスクの棚卸し」の方法について解説します。     ■組織やチームで業務遂行する際に起こるプロジェクト管理の混乱 組織やチームで遂行しようとすると、どんなに個々の能力が高くても、多人数が関わることによるプロジェクト管理の難しさがあります。 この難しさの原因は、目標達成に必要なタスクや役割がメンバー間で適切に共有されていないことから生じます。作業漏れが生じ、その結果として作業ミスが起きたり、必要な場面で必要なメンバーがいなかったり、そのような事態が続くと、ひどい場合には期限を守れない状況にもなってしまいます。   では、なぜこのような事態が起きるのでしょうか?それは、プロジェクト管理に必要な「タスクの棚卸し」ができていないからです。     ■プロジェクト管理に必要な「タスクの棚卸し」の5ステップ 「タスクの棚卸し」とは、プロジェクト管理の混乱を防ぐために、どのような手順を踏むべきかを明らかにし、優先順位をつけてメンバーに割り振ることを言います。「タスクの棚卸し」を行うには、次の必要な5つのステップを踏む必要があります。   (1)プロジェクトメンバーの役割を3つに分ける 「タスクの棚卸し」をする際に、最初にすべきなのはプロジェクトメンバーの「役割分担を適切にすること」です。   役割分担とは、タスクを誰に割り当てるべきかという内容ではなく、プロジェクト全体における役割分担のことです。   タスクを割り当てる前に、プロジェクト全体の役割分担を決めておくことが、プロジェクト管理において非常に大切になってきます。   プロジェクト管理における役割として、「プロデューサー」と「ディレクター」、「プレイヤー」という3つの役割を設定します。   プロデューサー 「プロデューサー」とは、プロジェクトにより生み出される成果物の「クオリティ」に責任を持ち、各工程において品質チェックを行い、承認する人のことを指します。   ディレクター 「ディレクター」とは、プロジェクトの進行と納期に責任を持ち、「プロデューサー」の品質チェックに合格するように、各工程において、必要なタスクを洗い出し、各メンバーのスケジュール調整と進捗管理を行う人のことを指します。   プレイヤー 「プレイヤー」とは、プロジェクトにおいて、割り当てられたタスクを達成することに責任を持つ人のことを指します。   ポイントは「品質管理」と「進捗管理」を行なう責任者をそれぞれ分けること この役割分担の最大のポイントは、「品質管理」と「進捗管理」の相反する目的を持つ責任者を、それぞれ分けて設定していることです。   通常プロジェクトマネージャーが、品質と納期の双方に責任を持つことが多いと思われますが、これらの役割は多くの場合相反する目的を持つので、同じ人がやってしまうと、どちらかが疎かになってしまうことがあります。   例えば、「品質」だけを重視すると、スケジュール通りにプロジェクトの進行が難しくなり、納期を守れなくなるリスクが高まります。   一方で、「進捗管理」を重視するあまり成果物の品質を妥協すると、最終的な成果物とクライアントの信頼のそれぞれに影響が及ぶリスクが高まります。   小規模のプロジェクトであっても、最低限、これら3つの役割分担をしておくと、品質管理と進捗管理が安定します。   (2)「適切なサイズのプロジェクト」を組成する プロジェクトにおける役割分担を決めたら、そのプロジェクトの単位の大きさが適切か、見直すことが重要です。   プロジェクトとは、目的達成のために構成される組織やその業務のことですが、この定義に基づいてプロジェクト化しようとすると、さまざまなパターンでプロジェクトが構成できることに気づくと思います。 […]

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プロジェクト管理における「記憶」の負担を軽減する方法

  「忘れずに記憶していること」「記憶したことを適切に伝えること」ビジネスの世界では、こうしたことが当たり前のこととして求められます。   記憶しておくべき情報が数えられるうちは問題ないのですが、次第にプロジェクトを成功に直結するような情報量は数え切れないほど増え続けることになります。   プロジェクトに関わる記憶を維持して、必要に応じて引き出しながら、メンバーとコミュニケーションする中で、情報をロストしないようにするために必要なコストが目に見えないほど膨大なので、それだけで多くのメンバーが消耗してしまうという事態が発生し得る危険性があります。   つまり、記憶をしておくこと事態が、負担の蓄積になっています。   この負担を軽減するためには、「情報を記憶する」「記憶を維持する」「維持した記憶を引き出す」という3つの行為を何かに置き換える必要があります。また、その手段として、メンバーが個々に持っているナレッジを引き出し、チームで効果的に共有し、いつでも引き出し可能な状態にする仕組み作りも重要です。この仕組みを作ることができれば、多くのプロジェクトメンバーが記憶する負担から解放され、メンバー間のコミュニケーションも円滑に進むようになります。   このコラムでは、情報(ナレッジ)共有やコミュニケーションを効果的に行うためのテクニックとおすすめのツールをご紹介します。     ●プロジェクト管理における「記憶」は負担が大きい 情報化社会が進み、インターネットの普及やモバイル通信環境の整備により、私たちは場所や時間を選ばず、知りたい情報を簡単に手に入れることができるようになりました。一方で、SNSやその他の情報共有ツールの普及により、インターネット上には情報が溢れ、自分に必要な情報を整理して、記憶する必要のある情報も増え続けています。   あなたの職場でもプロジェクトを進めるために扱う情報が増え続け、記憶する負担は、人知れず大きくなっていると考えられます。   例えば、プロジェクトを進めるためのタスクに含まれている「期日」や「注意点」、「目的」、「要求される品質」などの情報は全て把握しておかなければいけません。   また、プロジェクトのリーダーは、それぞれのタスクを担当するメンバーのToDo項目も記憶し、必要に応じてリマインドする必要があります。   さらに、メンバー間でコミュニケーションを取る場合、一人でもタスクに必要な「前提知識」がない場合、その前提知識の説明から始める必要があります。その都度、いちいち記憶から情報を引き出し、一から分かるように噛み砕いて説明する負担は決して無視できるものではありません。   だからといって、記憶した必要な情報を無秩序にアウトプットしてしまうと、プロジェクトメンバーの中で、「何が必要な情報なのかわからない」という混乱を招く危険性もあります。   記憶が負担になる要因は、最終的なコミュニケーションに影響を及ぼすことにあるとも言えます。負担を軽減させるためには、記憶した情報をプロジェクトメンバー全員が「前提知識」として、当然のように持っている状態にすることが理想です。     ■プロジェクト管理における「記憶」の負担を軽減するための3つのテクニック 記憶の負担は想定以上に重くのしかかり、メンバー一人ひとりの根性論のような努力で補えるものではありません。ここでポイントになるのは、いかに安心して忘れられて、かつ必要なときに引き出せる仕組みを作ることです。 このように書くと、難しいことのように感じるかもしれませんが、少し工夫を凝らすことで簡単に仕組みを作ることが可能です。   例えば、あなたがコーヒーチェーン店のスタッフだったとします。 あるお客さんから「カフェラテのミルクを、豆乳に変えてほしい」と注文された場合、暗記しているだけでは仕組みとして不十分です。 ここであなたが記憶する負担を軽減するためには、「ミルクではなく『豆乳』と書いた付箋紙を、その客へ提供するコーヒーカップに貼る」という一工夫をするだけで、あなたの記憶に依存せすにお客さんの注文に応じられる仕組みを作ることができます。   つまり、プロジェクト管理も同様で、記憶の負担を軽減するためには、仕組みを構築するテクニックを用いることが重要です。   ここでは、プロジェクト管理における「記憶」の負担を軽減するために、3つのテクニックをご紹介します。 1.  メモを取ることで、ワーキングメモリを解放する まず、記憶の負担を軽減するために「メモ」を取ることが有効なのは言うまでもありません。メモを取る最大のメリットは、脳内の「ワーキングメモリ」の解放ができることです。   「ワーキングメモリ」とは、非常に短い時間で一時的に何かを記憶するための脳内の記憶領域のことです。ワーキングメモリの容量は限られており、情報が次々と入ってくると記憶を留めておけず、古い情報から抜けていってしまいます。 全てを記憶に頼ろうとすると、このワーキングメモリが常に満杯の状態になってしまい、作業の生産性が落ちてしまいます。 これが「記憶する負担」の大きな要因のひとつです。   つまり、ワーキングメモリの圧迫を軽減するために、まず記憶をメモに置き換えることで、安心して忘れられる仕組みをつくることが重要です。   2.  「リンク(手がかり)」をつくりながらメモを取る 効率的にメモを残すには、「リンク(手がかり)」を残すことが有効です。メモを取る目的やメモのとり方を変えるだけで、記憶の負担をグッと軽減することが可能です。   […]

仕事の進め方
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より効率的に働くための最適なタスク管理の方法とツールの使い方

仕事をスケジュール通りに進行するためにはタスクの管理を適切に行うことが重要です。   しかし、「タスク管理をなかなか安定的に運用できない」、もしくは「もっと効果的にタスク管理を行うやり方があるのではないか」と、試行錯誤してきたという方も多いのではないでしょうか。   そういった場合には、タスク管理の設計方法を学び、自分に適したタスク管理ツールを知ることが改善に繋がります。今回のコラムでは、タスク管理を有効的に行うために重要なタスク設計の考え方や、様々なツールのメリットやデメリットをご紹介します。     ●タスク管理とは、期限がある「やるべきこと」の優先順位をつけること 最初に、タスクとは何なのかを改めて定義する必要があります。 様々な定義がありますが、ここではタスクを「プロジェクトで発生する期限がある仕事」と定義します。よく似た言葉に「ToDo」がありますが、ToDoは「終了までの明確な期限はないが、やらなければいけない作業」という意味合いでタスクと区別されます。 つまり、タスク管理とは、全体のスケジュールを踏まえ「いつまでに何を終わらせるか」を逆算してタスクに優先順位をつけることです。 特に、チームで進めているプロジェクトは、上司の確認のように周りの人にも仕事を依頼する必要があり、自分のペースだけでは仕事を進められないため、プロジェクトメンバーの予定も鑑みて、タスクを設計する必要があります。 つまり、タスク管理を行なう上で重要なことは2つあります。 1つ目は、明確に定められた「期限」に対して、どれだけ時間を掛ける必要があるのか見定めること。2つ目は、その上で「どれが優先順位の高いタスクなのか」を常に更新し続けることです。     ●タスク管理を設計する4つの手順とポイント 複数のプロジェクトに関わっていたり、業務が多忙を極めたりすると「やるべきこと」が複数発生することになります。こうした状況下で効率的に個人のタスク管理を行なうためには、次の手順でやるべきことを整理します。   やるべきことを洗い出す タスクとToDoに分類する タスクの優先順位をつける タスクのステータスを更新する   1.やるべきことを洗い出す まず、「やるべきこと」の洗い出しをします。例えば、手元のノートや、パソコンのメモなどに、今自分がやらなければいけないことを、とにかく書き出してください。   ポイントは、「やるべきこと」の作業量や期限、作業の前後関係、粒度といった付随する情報を一旦無視して書き出すことです。   「上司に確認する」「お客さんにメールをする」「次の打ち合わせの日程調整する」「資料を作成する」など、『ここに書かれていることがすべて完了すれば、自分のやるべきことはなくなる』というレベルまで書き出すことが理想です。   ただし、あまりにも作業量が膨大な場合は、無理に全部出さなくても構わないので、可能なだけ書き出してください。   2.タスクとToDoに分類する 次に、洗い出した「やるべきこと」が、タスクなのかToDoなのか分類します。   タスクとToDoを分類するポイントは、「明確な期限が定まっているかどうか」で判断することです。   例えば、先程の例の場合、「上司に確認する」ことが、『3日後の期限までに上司に確認しなければプロジェクトが滞る場合』はタスクに分類します。逆に、期限が明確に決まっていない場合はToDoとして、タスクとは別に管理する必要があります。   ToDoを管理するときは、対応までに掛かる時間を整理する ToDoは明確に期限が決まっていないとはいえ、いつか終わらせる必要がある「やるべきこと」です。   ToDoに分類されたやるべきことは、期限を持たないという性質上、後回しにされることが多いという問題点があります。つまり、ToDoを蓄積させないためには、可能な限り早く着手して完了させることが理想となります。   ただし、そのToDoがすぐに終わるのか、それとも終わるまでに時間が掛かるのかは、それぞれのToDo毎に見極める必要があります。   特に、後者の「終わるまでに時間が掛かる」ToDoの場合は、どの部分に時間が掛かるのかを要素分解し、時間が掛かる部分の手前まで作業をすぐに進めると良いでしょう。   また、ToDoに分類した業務に期限が設定された場合は、タスクに再分類して管理する必要があります。   3.タスクの優先順位をつける 明確に期限が決まっているタスクを整理したら、次に優先順位をつけます。   まず、プロジェクトのスケジュールを踏まえ、タスク一つひとつを次の3つの指標で比較しながら整理してください。 […]

仕事の進め方