最新のWBSテンプレートとツールの選び方【2025年】作成時間を大幅に削減する方法がある！

プロジェクト管理に欠かせないWBS（作業分解構造図）。その重要性は誰もが認識していながら、作成には時間がかかり、どこから着手すればよいか迷う方も多いのではないでしょうか。特に、日々の業務に追われるビジネスパーソンや中小企業のリーダーにとって、WBSを効率的に作成する方法を知ることは大きな課題となっています。

この記事では、WBS作成の効率化に役立つテンプレートやツールをご紹介します。無料テンプレートから最新の自動化ツールまで、実務で即活用できる情報を幅広く解説します。また、WBSを視覚的に管理するツールの使い方についても詳しく説明します。

これらのツールを活用することで、作業の無駄を省き、プロジェクト全体をより円滑に進行できるはずです。この記事が、みなさまのプロジェクト管理のヒントになれば幸いです。

■WBSとは？ガントチャートとの違いと役割

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトに必要な作業を細分化し、全体像を把握するための図表です。

プロジェクトを成功へ導くには、必要な作業を明確にし、抜け漏れのない計画を立てることが必須となります。そのため、WBSはプロジェクト計画の基盤として重要な役割を果たします。

しかし、WBSだけではプロジェクト全体を十分に管理できない場面もあります。そこで必要となるのが「ガントチャート」です。WBSが「必要な作業の洗い出し」を担うのに対し、ガントチャートは「作業の実施時期と進め方」を時系列で示します。

WBSとガントチャートの違い

• WBS: 作業を階層構造で分解し、必要なタスクを明確にするフレームワーク
• ガントチャート: WBSで整理したタスクの実施スケジュールと進捗を管理するツール

両方を組み合わせるメリット

WBSとガントチャートは相互に補完し合う関係にあります。WBSで作業を正確に把握できれば、ガントチャートの計画もより実現可能なものになります。

また、ガントチャートを使うことで、WBSで特定した作業の進行状況を具体的に追跡できます。この2つを効果的に組み合わせることで、プロジェクトの確実な遂行を支える管理体制を築くことができます。

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■WBS作成のためのテンプレート選び

WBSを効率的に作成する手段として、テンプレートの活用が広く普及しています。エクセルやオンラインで利用できるテンプレートは、導入が容易で使いやすいツールです。Microsoftが提供する基本的なガントチャートのテンプレートから、Smartsheetのテンプレートなどの機能性の高いものまで、多様な選択肢があります。無料版も充実している一方、複雑なプロジェクトに対応した有料テンプレートも提供されています。

ただし、このようなテンプレートには課題もあります。タスクやスケジュールの手動入力に時間がかかる点や、カスタマイズが複雑になりやすい点です。また、他のツールと連携した視覚的な進捗管理が難しい場合もあります。

AIガントチャートをテンプレートとして活用

WBSのテンプレートとして、シェアガントの「AIガントチャート」もおすすめです。この機能は、WBS作成の自動化を実現し、従来のテンプレートにも代わるツールとなっています。

プロジェクト名とキーワードを入力するだけで、AIが必要なタスクを洗い出し、WBSとガントチャートを自動生成します。

AIガントチャートではタスクの設定やスケジュール配分が自動で行われるため、手作業の負担を大きく軽減できます。

また、生成したプロジェクトは保存し、類似プロジェクトに使い回すことが可能です。これにより、柔軟で効率的な計画立案を実現します。

AIガントチャートの特徴

• 作業時間の短縮：プロジェクト名とキーワードの入力だけで、AIがガントチャート、タスクリスト、カンバン、カレンダーを一括生成します。
• 初心者向けサポート：プロジェクト管理に慣れていない方でも、AIが作成した計画を基にスタートできるため、迷うことがありません。
• 柔軟なカスタマイズ：作成後のタスクやスケジュールは自由に編集可能で、進捗や変更にも柔軟に対応できます。
• 日程の最適配分：開始日と終了日を指定すると、AIがタスクごとに適切なスケジュールを割り当てます。

AIガントチャートはシェアガントの有料プラン限定機能ですが、現在全ての有料プランで2週間の無料トライアルを実施中です。この期間中は、AIガントチャートを含む全機能を制限なくお試しいただけます。

■WBSを視覚的に管理するツール

WBSを作成した後は、その内容をチームと共有し、適切に管理することが重要です。そこで役立つのが、WBSを視覚的に表現する管理ツールです。

これらを活用することで、タスクやスケジュールを直観的に把握でき、プロジェクト全体の進捗を効率よく追跡できます。

以下では、代表的な4つのビジュアルツールとその特長をご紹介します。

1.ガントチャート

ガントチャートは、WBSで洗い出したタスクを時系列で図示するツールです。各タスクの開始日、終了日、実施期間、相互の依存関係を一目で確認できるため、スケジュール管理に最適です。

特にプロジェクトの進み具合や遅延のリスクを把握するのに役立ちます。

活用例：

• プロジェクトの全体のスケジュールを明確にし、メンバー間で認識を統一
• タスク間の依存関係を考慮した作業調整

2.カンバン

カンバンは、タスクをカード形式で表示し、「未着手」「進行中」「完了」などの状態別に整理するツールです。進捗状況をリアルタイムで把握できるため、柔軟な管理が可能です。

活用例：

• タスクの進行状況を即座に確認し、ボトルネックを特定
• 個々のタスクの優先度や担当者の負担状況を把握

3.カレンダー

カレンダーは、タスクの期限を視覚的に確認するのに適したツールです。特に、締切を重視した管理が必要な場合に効果を発揮します。

活用例：

• 締切管理やリマインダー設定で重要タスクの見落としを防止
• プロジェクト全体の期限をチームで共有

4.タスクリスト

タスクリストは、作業を箇条書きで整理し、担当者や進捗状況を詳細に管理できるツールです。作業レベルでの綿密な管理が必要な場面で活躍します。

活用例：

• タスクを細かく分解し、担当者ごとの進捗を追跡
• 小規模プロジェクトや個別タスクの管理

シェアガントでの活用

プロジェクト管理ツール「シェアガント」では、これらのビジュアルツールを全て連携させた活用ができます。例えば、ガントチャートで全体計画を立案し、カンバンで日々の進捗を確認するといった柔軟な運用が可能です。

また、プロジェクトの状況や目的に応じて、ツールを自在に切り替えられる点も大きなメリットです。

■さいごに

WBSは、プロジェクト管理の要となる重要な基盤です。その作成プロセスを効率化するには、テンプレートやツールの活用が有効です。エクセルなどのテンプレートは手軽に使えますが、カスタマイズに手間がかかったり、他のツールとの連携が難しかったりする場合もあります。

本記事では、WBS作成の負担を軽減する方法として、テンプレートに加え、ガントチャートやカンバンなどの視覚的ツールをご紹介しました。これらを活用することで、タスクの全体像や進捗状況をより把握しやすくなります。