スピードが命のスタートアップやベンチャー企業の成長を導く「タスク管理」の方法

スピード感を持って事業成長を目指すスタートアップやベンチャー企業では、少数精鋭で膨大な量の仕事をこなします。しかし、スタートアップやベンチャー企業では、大企業のように、上司が各社員のタスクやスケジュールを管理してくれず、一人ひとりが、タスクの中から、今何をするのか自ら主体的に把握し業務を行う必要があります。では、どうやったら、社員一人ひとりが、自ら主体的に自分のなすべき仕事を把握し、上司の指示を待つことなく仕事を進められるのでしょうか。

古くから製造業やシステム開発などに使われていた手法として、「ガントチャート」を工夫して用いるというものがあります。スタートアップとガントチャート。一見相反する組み合わせのように見えますが、今、スタートアップやベンチャー企業こそ、ガントチャートを活用することで得られるメリットが数多くあります。

このコラムでは、スタートアップ企業やベンチャー企業を対象に、成長を導くタスク管理、スケジュール管理を、ガントチャートを活用してどのように可能になるのかをご紹介します。

■未経験の事業を同時並行でスピード感を持って行うことが求められる世界

会社の規模が小さく、新たなビジネスモデルを開発するスタートアップやベンチャー企業では、大企業で働く社員と異なり、一人が複数のプロジェクトに関わる場合が多いでしょう。しかも、多くの場合、オペレーションが確立していない事業を手掛けるため、それぞれが経験のない業務を遂行している場合が多いと言えます。短期間で事業を軌道に乗せるため、かなりのスピード感も求められます。よくある話として、既存業務を行う傍らで新規事業の立ち上げを、3ヶ月という短い期間で任せられた、という経験も珍しくないでしょう。

このような「超人的な」業務をこなし、その上で事業を圧倒的成長に導くためには、どのようにすればよいのでしょうか。

多くのスタートアップ、ベンチャー企業の役員や社員の方が感じたことがあるように、「頑張るだけでは、どうやっても終わらない」という状態が発生します。そもそも、何から手を付けていいのか分からないという状態もあるでしょう。上司に頼ろうにも、上司もやり方を知らない、といった状況はベンチャー企業においては日常茶飯事です。

そのような場合にどのようにタスクを管理すれば良いのでしょうか。紙にto doリストを記載していく、やるべきタスクを付箋に書いて貼りだしていくなどの方法では、誰が何をいつまでに行う必要があるのか、自分の次やるべき仕事は何かといった、タスクの全体像が見えません。

ポイントは「ゴールを共有すること」、そして「ゴールに至る手順の解像度を高めること」です。

■スタートアップにおける「タスク管理」とは、ゴールの共有と手順の明確化

実は、単にタスクをリストアップするだけでは、「タスク管理」とは言えません。

まずその事業の目的、ゴールは何かをメンバー全員で共有する必要があります、そして、そのゴールを達成するためには、どのような手順があるかを洗い出す必要があります。

こうしてゴールに向けて洗い出された手順に優先順位をつけ、スケジュールに落とし込むことで初めて、各メンバーに割り振ることになります。そして、タスクを割り振って終わりではなく、進捗の遅れや問題が発生するごとに、見直しが求められてきます。

そのようなスタートアップにおける「タスク管理」を実現するために、ガントチャートを工夫して用いることが鍵となります。

▼スタートアップがガントチャートを用いるメリット

ガントチャートは従来、大型公共事業やシステム開発に活用されていたツールであり、一度決めたスケジュールを動かさないというのが常識でした。

そのためプロジェクトの柔軟な軌道修正が求められるスタートアップには適していないように思われがちですが、最新のガントチャートはスタートアップの働き方にも適するように設計することが可能です。

クラウド上で、皆でガントチャートを動かせる、それが新時代のガントチャートです。

■クラウドでタスクやプロジェクトの進捗を把握できる新時代のガントチャート

スピードとクオリティの両面が常に求められるスタートアップやベンチャー企業は、オンライン上で誰でも効率的にタスクやプロジェクトの進捗管理や確認ができることが理想的です。そのために、ガントチャートはひとつの解決方法として有効です。

ガントチャートを作る過程において、「タスク管理」に必要な、タスクの洗い出し、優先順位付け、スケジュールへの落とし込みができます。その上で、各メンバーにタスクを割り振ることができます。

ガントチャートの縦軸には、プロジェクトの各段階を作業・タスクごとに記載され、横軸には期間が記載されています。現在のプロジェクトの進捗やそれぞれのフェーズにおけるタスク量、スケジュールを俯瞰することができます。

■メンバーごととプロジェクト全体のタスクを把握できるクラウドツール「シェアガント」

「シェアガント」は、ガントチャートを難しい操作なく、直感的に作ることができるクラウドツールです。在宅勤務やリモートワークが当たり前になった新しい時代の「タスク管理」の実現を目指しており、シェアガント内で全ての「タスク管理」のプロセスがクラウド上で完結するようにつくられています。

「シェアガント」の最大の特長は、まるでエクセルで行を足していくように、直感的にタスクを追加しメンバーに割り当てたり、カーソルによるドラッグで、タスクの期間を伸縮できたりします。

また、各メンバーに割り振られたタスクのガントチャートと、チーム全体のガントチャートをボタン一つで切り替えられ、プロジェクト管理者は、プロジェクト全体の管理と、個々の社員への進捗状況の把握・指示ができ、社員は「いつまでに、何をやるのか」を常に把握できます。

スタートアップ、ベンチャー企業のタスク管理には、複数プロジェクトにまたがるタスクを横断的に把握し、何を誰がいつまでやるのかを可視化させるニーズがあります。シェアガントを使うと、日々刻々と変わっていく状況にも柔軟に対応できるので、スピードや効率がより重要なスタートアップやベンチャー企業のタスク管理に適しているツールだと言えるでしょう。