How-to-work仕事の進め方

  スタートアップ企業が、人材、時間、資金などの資源が限られた状態からスケールアップを目指すために課題になるのが、メンバー間の「スキルの標準化」ではないでしょうか。特定の人の経験則に頼る業務フローは、再現性が低いためにスケールのスピード感が下がり、無理に仕事量を増やそうとすれば、クオリティの低下を招くという成長のボトルネックになります。   報道記者の集団として事業をスタートし、その高い専門性をベースにして企業や自治体向けにブランディングやプロモーションのサービスを展開してきた「合同会社イーストタイムズ」も、一部のメンバーの経験則に頼った業務フローが、事業拡大のボトルネックになっていました。   そんな課題の解決に一役買ったのが、ガントチャートを使ったプロジェクト管理ツール、シェアガントだったといいます。暗黙の職人技で行われていた業務を、シェアガント上で分解して見える化したことで、ブラックボックスになっていた業務をノウハウとして展開することが可能になり、あいまいだった指示も明確になってチームのコミュニケーションがスムーズになりました。     ■会社拡大のボトルネックになっていた、”職人技”のスキルギャップ 企業や自治体のブランディングやプロモーション支援を行っている合同会社イーストタイムズ（東京都渋谷区）では、プレスリリースや企業や商品コンセプトを表現する記事コンテンツを制作する案件を数多く抱えています。中でもプレスリリースの制作には、メディアに訴えかける「ニュース性」の分析や、そのニュース性を瞬時に記者に伝える構成つくりなど、専門的な経験値が必要となります。その制作は報道記者の経験を持つ一部のメンバーが担い、暗黙知になっていた職人技で業務が進められていましたが、こなせる案件の数には限界があるため、そうした状況が案件を抱えるメンバーの負担になっていました。   こうした課題は、急速なスピードで拡大しつつあるイーストタイムズにおいて深刻な課題だったと、代表の中野宏一さんは語ります。   「イーストタイムズはこの1年半でメンバーが3、4倍に増えています。しかもほとんどが報道やブランディングの未経験者。社内でスキルギャップがある状態で、会社自体はすごいスピードで伸びているから、スキルをどうやって共有したらよいのかは悩みどころでした」     ■ガントチャートによって可能になった職人技のスキーム化 「スキルギャップを埋めるコミュニケーションはストレスが大きかった」と中野さんは振り返ります。「これやっておいてと投げても、投げられた人はそもそも何から始めていいのかもわからないわけですよね。僕も暗黙知が故に明確な指示を出せないこともあるから、相手は訳が分からず怒られるという感じで雰囲気が悪くなることもありました。指示される方も納得感なく指摘されると、心理的安全性が下がって萎縮するから、そういう状態では良いディスカッションやイノベーションが生まれないですよね」   メンバー間の関係性にも悪影響を及ぼしていたスキルギャップに対処するべく、イーストタイムズではすべてのメンバーが容易に理解できる要素まで業務を因数分解して、「暗黙の職人技」のスキーム化を試みました。そのとき役に立ったのが、シェアガントだったといいます。   業務フローが直感的にわかるガントチャートをベースにし、「何をやるのか」「それをだれがやるのか」「時間はどれくらいかかるのか」といった補助線の上で工程を洗い出すことで、暗黙知で行われていた業務の因数分解が初めて可能になりました。   洗い出した工程はそれぞれ担当者とスケジュールをシェアガント上で設定。機能的なガントチャートが、考えることに集中できるわかりやすいUIで簡単に制作できたといいます。     ■スキーム化でスキルの共有やアウトプットの質にも変化 シェアガントで制作したガントチャートは、打ち合わせ時に画面共有をしながら確認します。「オンラインの打ち合わせではすぐコミュニケーションに良い変化が現れた」と、イーストタイムズで案件管理のディレクションを行う栗田宏昭さんは話します。「それまで1時間半かかっていた時間が進捗確認の打ち合わせが30分に時間短縮できました。プロジェクトの全体の中で、今どの部分を話しているのかがひと目でわかるので、前提の共有が必要なかったのが大きいと思います。どこを目指すのかというゴールも見えるので、意思疎通が非常にスムーズになりました」   暗黙の職人技として、ブラックボックス化していた業務を分解して、ガントチャートに落とし込んだことで、プレスリリースに関しては報道記者経験のないメンバーにも制作に関与することができるようになり、スキルの共有もスムーズになってきたというイーストタイムズ。進捗管理においても、あいまいだった指示が具体的で的確なものになり、コミュニケーションがスムーズに行えるようになったといいます。   また、各工程で「何を達成すべきなのか」という内容をそれぞれ明確にして、それをチェックポイントとして、都度チェックを入れる体制を作ったことで、工程が進んだ状態で方向性がズレていて差し戻して作り直すということがなくなり、アウトプットの質の向上と安定につながっているといいます。     ■毎日使っているだけで自然と共有されていくスキル 案件の因数分解とスキーム化のプロセスは、プレスリリース以外のプロジェクトにも良い影響を与えています。イーストタイムズは日本中の企業や自治体に対して、課題を解決する提案型事業を行っています。アプローチする課題が毎回違うので、提案する企画もその都度変わります。前に積み上げたスキームがそのまま利用できることは、ほとんどありません。   「何をどうやってやれば、その企画ができるのかが毎回違うので、その案件遂行のためのスケジュールとタスクを割り出すには才能というか、ノウハウが必要なんですよ。前提となる条件が案件ごとに違うので」。数々の企画を立案してきたイーストタイムズ代表の中野さんは、初めての企画における案件管理の難しさを感じてきました。   しかし、シェアガントに残ったこれまでのブロジェクトのスキームを参考にすることで、企画段階からゴールまでの道筋が想像しやすくなり、より精度の高い企画つくりやタスクの割り出し、進捗管理が可能になったといいます。毎日使っているだけで、自然と企画つくりや案件管理のスキルについてもメンバー間でノウハウの共有が行われているのです。   ガントチャートは案件の進捗を視覚的に整理するためのツールですが、イーストタイムズではシェアガントの導入によって、進捗管理にとどまらず業務上のさまざまな課題を改善しています。今後は労働集約的なプレスリリースや記事の制作について、今回確立したスキームを活用して、より付加価値が大きく効率化された新しいサービスの開発を行っていくなど、シェアガントの利用を起点にさらなる事業拡大の可能性を追求しているそうです。

  スピード感を持って事業成長を目指すスタートアップやベンチャー企業では、少数精鋭で膨大な量の仕事をこなします。しかし、スタートアップやベンチャー企業では、大企業のように、上司が各社員のタスクやスケジュールを管理してくれず、一人ひとりが、タスクの中から、今何をするのか自ら主体的に把握し業務を行う必要があります。では、どうやったら、社員一人ひとりが、自ら主体的に自分のなすべき仕事を把握し、上司の指示を待つことなく仕事を進められるのでしょうか。 古くから製造業やシステム開発などに使われていた手法として、「ガントチャート」を工夫して用いるというものがあります。スタートアップとガントチャート。一見相反する組み合わせのように見えますが、今、スタートアップやベンチャー企業こそ、ガントチャートを活用することで得られるメリットが数多くあります。   このコラムでは、スタートアップ企業やベンチャー企業を対象に、成長を導くタスク管理、スケジュール管理を、ガントチャートを活用してどのように可能になるのかをご紹介します。     ■未経験の事業を同時並行でスピード感を持って行うことが求められる世界 会社の規模が小さく、新たなビジネスモデルを開発するスタートアップやベンチャー企業では、大企業で働く社員と異なり、一人が複数のプロジェクトに関わる場合が多いでしょう。しかも、多くの場合、オペレーションが確立していない事業を手掛けるため、それぞれが経験のない業務を遂行している場合が多いと言えます。短期間で事業を軌道に乗せるため、かなりのスピード感も求められます。よくある話として、既存業務を行う傍らで新規事業の立ち上げを、3ヶ月という短い期間で任せられた、という経験も珍しくないでしょう。   このような「超人的な」業務をこなし、その上で事業を圧倒的成長に導くためには、どのようにすればよいのでしょうか。   多くのスタートアップ、ベンチャー企業の役員や社員の方が感じたことがあるように、「頑張るだけでは、どうやっても終わらない」という状態が発生します。そもそも、何から手を付けていいのか分からないという状態もあるでしょう。上司に頼ろうにも、上司もやり方を知らない、といった状況はベンチャー企業においては日常茶飯事です。   そのような場合にどのようにタスクを管理すれば良いのでしょうか。紙にto doリストを記載していく、やるべきタスクを付箋に書いて貼りだしていくなどの方法では、誰が何をいつまでに行う必要があるのか、自分の次やるべき仕事は何かといった、タスクの全体像が見えません。   ポイントは「ゴールを共有すること」、そして「ゴールに至る手順の解像度を高めること」です。     ■スタートアップにおける「タスク管理」とは、ゴールの共有と手順の明確化 実は、単にタスクをリストアップするだけでは、「タスク管理」とは言えません。   まずその事業の目的、ゴールは何かをメンバー全員で共有する必要があります、そして、そのゴールを達成するためには、どのような手順があるかを洗い出す必要があります。 こうしてゴールに向けて洗い出された手順に優先順位をつけ、スケジュールに落とし込むことで初めて、各メンバーに割り振ることになります。そして、タスクを割り振って終わりではなく、進捗の遅れや問題が発生するごとに、見直しが求められてきます。   そのようなスタートアップにおける「タスク管理」を実現するために、ガントチャートを工夫して用いることが鍵となります。   ▼スタートアップがガントチャートを用いるメリット   ガントチャートは従来、大型公共事業やシステム開発に活用されていたツールであり、一度決めたスケジュールを動かさないというのが常識でした。 そのためプロジェクトの柔軟な軌道修正が求められるスタートアップには適していないように思われがちですが、最新のガントチャートはスタートアップの働き方にも適するように設計することが可能です。   クラウド上で、皆でガントチャートを動かせる、それが新時代のガントチャートです。     ■クラウドでタスクやプロジェクトの進捗を把握できる新時代のガントチャート   スピードとクオリティの両面が常に求められるスタートアップやベンチャー企業は、オンライン上で誰でも効率的にタスクやプロジェクトの進捗管理や確認ができることが理想的です。そのために、ガントチャートはひとつの解決方法として有効です。   ガントチャートを作る過程において、「タスク管理」に必要な、タスクの洗い出し、優先順位付け、スケジュールへの落とし込みができます。その上で、各メンバーにタスクを割り振ることができます。   ガントチャートの縦軸には、プロジェクトの各段階を作業・タスクごとに記載され、横軸には期間が記載されています。現在のプロジェクトの進捗やそれぞれのフェーズにおけるタスク量、スケジュールを俯瞰することができます。     ■メンバーごととプロジェクト全体のタスクを把握できるクラウドツール「シェアガント」 「シェアガント」は、ガントチャートを難しい操作なく、直感的に作ることができるクラウドツールです。在宅勤務やリモートワークが当たり前になった新しい時代の「タスク管理」の実現を目指しており、シェアガント内で全ての「タスク管理」のプロセスがクラウド上で完結するようにつくられています。   「シェアガント」の最大の特長は、まるでエクセルで行を足していくように、直感的にタスクを追加しメンバーに割り当てたり、カーソルによるドラッグで、タスクの期間を伸縮できたりします。   また、各メンバーに割り振られたタスクのガントチャートと、チーム全体のガントチャートをボタン一つで切り替えられ、プロジェクト管理者は、プロジェクト全体の管理と、個々の社員への進捗状況の把握・指示ができ、社員は「いつまでに、何をやるのか」を常に把握できます。   スタートアップ、ベンチャー企業のタスク管理には、複数プロジェクトにまたがるタスクを横断的に把握し、何を誰がいつまでやるのかを可視化させるニーズがあります。シェアガントを使うと、日々刻々と変わっていく状況にも柔軟に対応できるので、スピードや効率がより重要なスタートアップやベンチャー企業のタスク管理に適しているツールだと言えるでしょう。  

  「忘れずに記憶していること」「記憶したことを適切に伝えること」ビジネスの世界では、こうしたことが当たり前のこととして求められます。   記憶しておくべき情報が数えられるうちは問題ないのですが、次第にプロジェクトを成功に直結するような情報量は数え切れないほど増え続けることになります。   プロジェクトに関わる記憶を維持して、必要に応じて引き出しながら、メンバーとコミュニケーションする中で、情報をロストしないようにするために必要なコストが目に見えないほど膨大なので、それだけで多くのメンバーが消耗してしまうという事態が発生し得る危険性があります。   つまり、記憶をしておくこと事態が、負担の蓄積になっています。   この負担を軽減するためには、「情報を記憶する」「記憶を維持する」「維持した記憶を引き出す」という３つの行為を何かに置き換える必要があります。また、その手段として、メンバーが個々に持っているナレッジを引き出し、チームで効果的に共有し、いつでも引き出し可能な状態にする仕組み作りも重要です。この仕組みを作ることができれば、多くのプロジェクトメンバーが記憶する負担から解放され、メンバー間のコミュニケーションも円滑に進むようになります。   このコラムでは、情報（ナレッジ）共有やコミュニケーションを効果的に行うためのテクニックとおすすめのツールをご紹介します。     ●プロジェクト管理における「記憶」は負担が大きい 情報化社会が進み、インターネットの普及やモバイル通信環境の整備により、私たちは場所や時間を選ばず、知りたい情報を簡単に手に入れることができるようになりました。一方で、SNSやその他の情報共有ツールの普及により、インターネット上には情報が溢れ、自分に必要な情報を整理して、記憶する必要のある情報も増え続けています。   あなたの職場でもプロジェクトを進めるために扱う情報が増え続け、記憶する負担は、人知れず大きくなっていると考えられます。   例えば、プロジェクトを進めるためのタスクに含まれている「期日」や「注意点」、「目的」、「要求される品質」などの情報は全て把握しておかなければいけません。   また、プロジェクトのリーダーは、それぞれのタスクを担当するメンバーのToDo項目も記憶し、必要に応じてリマインドする必要があります。   さらに、メンバー間でコミュニケーションを取る場合、一人でもタスクに必要な「前提知識」がない場合、その前提知識の説明から始める必要があります。その都度、いちいち記憶から情報を引き出し、一から分かるように噛み砕いて説明する負担は決して無視できるものではありません。   だからといって、記憶した必要な情報を無秩序にアウトプットしてしまうと、プロジェクトメンバーの中で、「何が必要な情報なのかわからない」という混乱を招く危険性もあります。   記憶が負担になる要因は、最終的なコミュニケーションに影響を及ぼすことにあるとも言えます。負担を軽減させるためには、記憶した情報をプロジェクトメンバー全員が「前提知識」として、当然のように持っている状態にすることが理想です。     ■プロジェクト管理における「記憶」の負担を軽減するための３つのテクニック 記憶の負担は想定以上に重くのしかかり、メンバー一人ひとりの根性論のような努力で補えるものではありません。ここでポイントになるのは、いかに安心して忘れられて、かつ必要なときに引き出せる仕組みを作ることです。 このように書くと、難しいことのように感じるかもしれませんが、少し工夫を凝らすことで簡単に仕組みを作ることが可能です。   例えば、あなたがコーヒーチェーン店のスタッフだったとします。 あるお客さんから「カフェラテのミルクを、豆乳に変えてほしい」と注文された場合、暗記しているだけでは仕組みとして不十分です。 ここであなたが記憶する負担を軽減するためには、「ミルクではなく『豆乳』と書いた付箋紙を、その客へ提供するコーヒーカップに貼る」という一工夫をするだけで、あなたの記憶に依存せすにお客さんの注文に応じられる仕組みを作ることができます。   つまり、プロジェクト管理も同様で、記憶の負担を軽減するためには、仕組みを構築するテクニックを用いることが重要です。   ここでは、プロジェクト管理における「記憶」の負担を軽減するために、３つのテクニックをご紹介します。 1.  メモを取ることで、ワーキングメモリを解放する まず、記憶の負担を軽減するために「メモ」を取ることが有効なのは言うまでもありません。メモを取る最大のメリットは、脳内の「ワーキングメモリ」の解放ができることです。   「ワーキングメモリ」とは、非常に短い時間で一時的に何かを記憶するための脳内の記憶領域のことです。ワーキングメモリの容量は限られており、情報が次々と入ってくると記憶を留めておけず、古い情報から抜けていってしまいます。 全てを記憶に頼ろうとすると、このワーキングメモリが常に満杯の状態になってしまい、作業の生産性が落ちてしまいます。 これが「記憶する負担」の大きな要因のひとつです。   つまり、ワーキングメモリの圧迫を軽減するために、まず記憶をメモに置き換えることで、安心して忘れられる仕組みをつくることが重要です。   2.  「リンク（手がかり）」をつくりながらメモを取る 効率的にメモを残すには、「リンク（手がかり）」を残すことが有効です。メモを取る目的やメモのとり方を変えるだけで、記憶の負担をグッと軽減することが可能です。   […]

仕事をスケジュール通りに進行するためにはタスクの管理を適切に行うことが重要です。   しかし、「タスク管理をなかなか安定的に運用できない」、もしくは「もっと効果的にタスク管理を行うやり方があるのではないか」と、試行錯誤してきたという方も多いのではないでしょうか。   そういった場合には、タスク管理の設計方法を学び、自分に適したタスク管理ツールを知ることが改善に繋がります。今回のコラムでは、タスク管理を有効的に行うために重要なタスク設計の考え方や、様々なツールのメリットやデメリットをご紹介します。     ●タスク管理とは、期限がある「やるべきこと」の優先順位をつけること 最初に、タスクとは何なのかを改めて定義する必要があります。 様々な定義がありますが、ここではタスクを「プロジェクトで発生する期限がある仕事」と定義します。よく似た言葉に「ToDo」がありますが、ToDoは「終了までの明確な期限はないが、やらなければいけない作業」という意味合いでタスクと区別されます。 つまり、タスク管理とは、全体のスケジュールを踏まえ「いつまでに何を終わらせるか」を逆算してタスクに優先順位をつけることです。 特に、チームで進めているプロジェクトは、上司の確認のように周りの人にも仕事を依頼する必要があり、自分のペースだけでは仕事を進められないため、プロジェクトメンバーの予定も鑑みて、タスクを設計する必要があります。 つまり、タスク管理を行なう上で重要なことは２つあります。 １つ目は、明確に定められた「期限」に対して、どれだけ時間を掛ける必要があるのか見定めること。２つ目は、その上で「どれが優先順位の高いタスクなのか」を常に更新し続けることです。     ●タスク管理を設計する４つの手順とポイント 複数のプロジェクトに関わっていたり、業務が多忙を極めたりすると「やるべきこと」が複数発生することになります。こうした状況下で効率的に個人のタスク管理を行なうためには、次の手順でやるべきことを整理します。   やるべきことを洗い出す タスクとToDoに分類する タスクの優先順位をつける タスクのステータスを更新する   1.やるべきことを洗い出す まず、「やるべきこと」の洗い出しをします。例えば、手元のノートや、パソコンのメモなどに、今自分がやらなければいけないことを、とにかく書き出してください。   ポイントは、「やるべきこと」の作業量や期限、作業の前後関係、粒度といった付随する情報を一旦無視して書き出すことです。   「上司に確認する」「お客さんにメールをする」「次の打ち合わせの日程調整する」「資料を作成する」など、『ここに書かれていることがすべて完了すれば、自分のやるべきことはなくなる』というレベルまで書き出すことが理想です。   ただし、あまりにも作業量が膨大な場合は、無理に全部出さなくても構わないので、可能なだけ書き出してください。   2.タスクとToDoに分類する 次に、洗い出した「やるべきこと」が、タスクなのかToDoなのか分類します。   タスクとToDoを分類するポイントは、「明確な期限が定まっているかどうか」で判断することです。   例えば、先程の例の場合、「上司に確認する」ことが、『３日後の期限までに上司に確認しなければプロジェクトが滞る場合』はタスクに分類します。逆に、期限が明確に決まっていない場合はToDoとして、タスクとは別に管理する必要があります。   ToDoを管理するときは、対応までに掛かる時間を整理する ToDoは明確に期限が決まっていないとはいえ、いつか終わらせる必要がある「やるべきこと」です。   ToDoに分類されたやるべきことは、期限を持たないという性質上、後回しにされることが多いという問題点があります。つまり、ToDoを蓄積させないためには、可能な限り早く着手して完了させることが理想となります。   ただし、そのToDoがすぐに終わるのか、それとも終わるまでに時間が掛かるのかは、それぞれのToDo毎に見極める必要があります。   特に、後者の「終わるまでに時間が掛かる」ToDoの場合は、どの部分に時間が掛かるのかを要素分解し、時間が掛かる部分の手前まで作業をすぐに進めると良いでしょう。   また、ToDoに分類した業務に期限が設定された場合は、タスクに再分類して管理する必要があります。   3.タスクの優先順位をつける 明確に期限が決まっているタスクを整理したら、次に優先順位をつけます。   まず、プロジェクトのスケジュールを踏まえ、タスク一つひとつを次の３つの指標で比較しながら整理してください。 […]